Tapahtumanjärjestäjänä voit kohdata erilaisia haasteita, joiden vuoksi joudut ehkä harkitsemaan järjestelyjen muuttamista. Viime kuukausina olemme seuranneet koronaviruksen leviämistä maailmalla, minkä vuoksi myös Suomessa on jouduttu rajoittamaan yleisötapahtumia tai toteuttamaan järjestelyjä erikoistoimin. Tällaisessa poikkeustilanteessa on avainasemassa onnistunut viestintä. Kuinka tiedottaa osallistujia mahdollisista poikkeusjärjestelyistä tai jopa tapahtuman perumisesta? Kokosimme yhteen muistilistan poikkeustilanteita varten.
1. Viesti, tiedota ja ohjeista
Poikkeustilanteissa on ehdottoman tärkeää toteuttaa läpinäkyvää viestintää ja ohjeistaa osallistujia mahdollisista erityisjärjestelyistä ja toimintaohjeista. Juuri nyt voit tiedottaa osallistujia esimerkiksi THL:n ajankohtaisista ohjeistuksista.
2. Hyödynnä viestintäjärjestelmää
Useimmissa tapauksissa sähköpostiviestintä on mutkattomin vaihtoehto tapahtumasta tiedottamiseen. Jos kuitenkin joudut tekemään muutoksia viime hetkillä, myös tekstiviestien lähettäminen on erittäin perusteltua. Eventillasta voit lähettää tiedotteet osallistujillesi sekä sähköpostitse että tekstiviestitse. Voit myös ajastaa viestintää oikeille hetkille tulevaisuudessa.
3. Kohdenna viestintää
Jossain tapauksissa on hyvä kohdentaa viestejä vain joillekin osallistujaryhille, kun haluat esimerkiksi tiedottaa vain tietyllä maksutavalla maksaneille. Eventillassa voit kohdentaa viestintääsi erilaisten muuttujien avulla.
4. Tiedota mahdollisen perumisen vaikutuksista
Mikäli joudut perumaan tapahtumasi, pidä asiakkaasi ajantasalla perumisen vaikutuksista. Voit sallia osallistujalle mahdollisuuden muokata osallistumistietoja, palauttaa mahdollisen osallistumismaksun, siirtää osallistumisen ajankohtaa seuraavaan tapahtumaan tai antaa hyvitystä lipun kustannuksista.
Jos tapahtumaasi uhkaa peruminen, haastamme sinut miettimään voisiko sen siirtäminen verkkoon olla mahdollista? Tulevina päivinä jaamme artikkelisarjassamme vinkit webinaareihin ja tapahtumien verkkoon siirtämiseen. Pysyttele kuulolla!
Seuraathan aina ajankohtaista tietoa koronaviruksen ohjeistuksesta THL:ltä.
