Tapahtumat ovat tehokas työkalu brändimielikuvan luomiseen, vuorovaikutuksen rakentamiseen kohderyhmän kanssa ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen. Ammattimaisesti suunniteltu ja toteutettu tapahtuma jättää pysyvän vaikutuksen osallistujiin ja luo positiivista mielikuvaa pitkäksi aikaa.
Tässä blogitekstissä pureudumme siihen, miten tapahtuman suunnittelu onnistuu kerralla kokonaisvaltaisesti. Pureudumme niihin kaikkein tärkeimpiin vaiheisiin ja annamme vinkkejä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen:
Tapahtuman suunnittelun ensimmäinen vaihe: Tapahtuman tyyppi
Haluatko järjestää perinteisen livetapahtuman? Siinä tapauksessa tapahtumapaikan valinta on tärkeää. Muista myös selvittää, mitä lupia ja ilmoituksia livetapahtuman järjestäminen aiotussa mittakaavassa vaatii!
Ehkä sittenkin virtuaalitapahtuma? Virtuaalinen tapahtuma tavoittaa osallistujia laajemmalta maantieteelliseltä alueelta kuin livetapahtuma. Virtuaalitapahtuman järjestäminen vaatii kuitenkin aivan omanlaistaan suunnittelua – kiinnitä erityistä huomiota no-show:n ehkäisyyn sekä etäyleisön mielenkiinnon ylläpitoon.
Molemmat! Hybriditapahtuma sen olla pitää. Hybriditapahtuma yhdistää etä- ja livetapahtuman hyvät puolet, mutta myös haastaa tapahtuman suunnittelijaa. Hybriditapahtuma onkin oikeastaan kaksi erillistä tapahtumaa yhtä aikaa, ja molempien osallistumistyyppien suunnitteluun tulee paneutua yhtä huolellisesti.
Tapahtuman suunnittelun toinen vaihe: Ideointi ja käsikirjoitus
Tapahtuman sisällön suunnittelu kannattaa aloittaa tapahtuman tavoitteesta. Mitä haluat saavuttaa tapahtumalla? Haluatko esimerkiksi lisätä bränditietoisuutta, lanseerata uuden tuotteen tai luoda liidejä?
Määrittele kohderyhmäsi. Kenelle tapahtuma on suunnattu? Mikä heille on tärkeää? Mikä saa juuri heidät osallistumaan tapahtumaasi? Valitse tapahtumalle teema ja luo selkeä käsikirjoitus. Käsikirjoituksessa tulisi olla selkeä aikataulu, sisältö ja vastuunjako. Laajan teeman sijaan kannattaa useimmiten valita yksi tai muutama aihe, joiden ympärille tapahtuma rakentuu. Muista pitää valitsemasi kohderyhmä mielessä tapahtumasi käsikirjoitusta suunnitellessasi!
Tapahtuman suunnittelun kolmas vaihe: tekninen toteutus
Varmista, että tapahtumapaikassa on riittävä tekniikka ja infrastruktuuri. Tämä sisältää esimerkiksi äänentoiston, valaistuksen, internet-yhteyden ja screenit. Testaa tekniikka etukäteen varmistaaksesi, että kaikki toimii moitteettomasti.
Etätapahtumassa valitse tapahtuma-alusta huolella, ja varmista että osallistuminen on helppoa. Mikäli tiedät kohderyhmässäsi useimmiten käytettävän esimerkiksi Zoom-webinaarialustaa, on järkevää pitäytyä siinä. Mikäli käytettävä alusta on osallistujille uusi, muista ohjeistaa heitä sen käytössä hyvissä ajoin!
Tapahtuman suunnittelun neljäs vaihe: Ilmoittautumisten vastaanotto
Seuraava tärkeä vaihe tapahtuman suunnittelussa on sopivan ilmoittautumisjärjestelmän valinta. Tähän kannattaa käyttää vain ilmoittautumisten vastaanottoon tarkoitettuja järjestelmiä, sillä niistä löytyy eniten tapahtumajärjestäjää hyödyttäviä ominaisuuksia. Muista, että ilmoittautumistiedot ovat henkilötietoja, joten niiden käsittelyssä on noudatettava erityistä huolellisuutta. Kertaa tapahtumajärjestäjän GDPR-vaatimukset täältä!
Tapahtuman suunnittelun viides vaihe: Tapahtuman markkinointi
Luo selkeä markkinointisuunnitelma ja hyödynnä eri kanavia. Muista alussa määrittelemäsi kohderyhmä, ja selvitä mistä tavoitat juuri heidät. Varmista, että markkinointimateriaalit ovat visuaalisesti houkuttelevia ja selkeästi viestivät tapahtuman tärkeimmistä tiedoista.
Muista myös tapahtuman jälkeinen seuranta:
Pyydä palautetta osallistujilta. Palautetta kannattaa pyytää mahdollisimman pian tapahtuman päättymisen jälkeen, tai mahdollisesti jo tapahtuman aikana. Analysoi tapahtuman tuloksia ja seuraa, saavutitko tavoitteesi. Ota tuloksista opiksesi seuraavaa tapahtumaasi varten!
Muita tärkeitä aiheita tapahtuman suunnittelussa:
Maksut: Mikäli tapahtumaasi myydään lippuja, tarvitset järjestelmän joka mahdollistaa lipunmyynnin tai vähintäänkin laskutustietojen kysymisen.
Tapahtuman budjetti: Suunnittele tapahtuman budjetti ja muista myös seurata sitä reaaliajassa! Eventillan budjetointityökalu mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan sekä kulujen kirjaamisen niin kiinteinä kuin osallistujakohtaisinakin.
Onnistunut tapahtuman suunnittelu vaatii aikaa ja vaivaa, mutta kuten sanotaan – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Hyvin suunniteltu tapahtuma vahvistaa brändiäsi, luo uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja jättää lähtemättömän vaikutuksen osallistujiin.
Haluatko tietää lisää tapahtumanhallintajärjestelmästämme? Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää.
