Saavutettavuus ja esteettömyys tapahtumissa

Saavutettavuus ja tapahtumissa – 5 tärkeintä vinkkiä

Tapahtumat ovat loistava tapa tuoda ihmisiä yhteen, rakentaa yhteisöjä ja edistää ideoita. Aina, kun ihmisiä tuodaan yhteen, on myös järkevää miettiä saavutettavuus- ja esteettömyysasiat kuntoon!

Saavutettavuus ja esteettömyys ovat osittain päällekkäisiä termejä – saavutettavuudella viitataan usein verkkomateriaaleihin, kun taas esteettömyydestä puhutaan usein fyysisten tilojen yhteydessä. Molempien puolten huomioiminen tarkoittaa sitä, että tapahtuma on suunniteltu ja toteutettu tavalla, joka mahdollistaa kaikkien osallistumisen. Tämä tarkoittaa fyysisten esteiden poistamista, selkeiden ohjeiden tarjoamista ja erilaisten viestintäkanavien käyttämistä. Tapahtuman digitaalisissa materiaaleissa, kuten tapahtumasivulla ja ilmoittautumislomakkeella, tulee myös huomioida esimerkiksi kontrastit ja erilaiset lukuohjelmat joilla materiaaleihin saatetaan tutustua.

Lisää saavutettavuudesta voit lukea esimerkiksi aluehallintoviraston verkkosivuilta.

Miksi saavutettavuus on tärkeää?

Saavutettavuus on tärkeää useista syistä:

• Saavutettavuuden huomiointi varmistaa, että kaikki voivat osallistua tapahtumaan riippumatta kyvyistään tai rajoituksistaan.
• Saavutettavuuden huomiointi on osallistujien arvostamista ja luo heille tervetulleen olon.
• Saavutettavuus luo tapahtumalle hyvää mainetta ja antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja vastuullisen kuvan.

5 tärkeintä vinkkiä saavutettavien tapahtumien järjestämiseen:

1. Suunnittele tapahtuma esteettömyys mielessä: Huomioi saavutettavuus tapahtumapaikan valinnassa ja pyri fyysisten esteiden poistoon. Muista tarjota selkeät ohjeet saapumiseen ja tapahtumapäivän kulkuun. 
2. Kysy osallistujilta heidän tarpeistaan. Tapahtumajärjestäjän ei tarvitse olla ajatusten lukija, vaan osallistujilta voi hyvin kysyä heidän yksilöllisistä tarpeistaan.
3. Tarjoa apuvälineitä ja pääsy avustajille: Varmista, että tapahtumapaikalla on apuvälineitä, kuten induktiosilmukoita, kuulokkeita ja pyörätuoliramppeja. Tarjoa myös avustajille maksuton pääsy tapahtumaan.
4. Kouluta tapahtumahenkilöstöä: Varmista, että tapahtumahenkilöstö on tietoinen saavutettavuudesta ja osaa vastata osallistujien kysymyksiin. Avulias ja ratkaisukeskeinen asenne, sekä jokaisen osallistujan huomioiminen yksilönä auttaa pitkälle!
5. Tarjoa selkeää ja helposti ymmärrettävää viestintää: Käytä selkeää ja ytimekästä kieltä kaikessa viestinnässä, mukaan lukien verkkosivustolla, markkinointimateriaaleissa ja tapahtumapaikalla.

Itse tapahtuman lisäksi saavutettavuus on tärkeää huomioida myös tapahtuman verkkomateriaaleissa. Käyttämällä tapahtuman tietojen jakamiseen ja ilmoittautumisten vastaanottoon erikseen tapahtumiin suunniteltua järjestelmää, voidaan varmistaa että kaikki materiaalit ovat asianmukaisesti saavutettavia. 

Saavutettavuus Eventillassa

1. Erityisesti suunniteltu tapahtumasivu- ja viestintäpohja, jossa on huomioitu mm. WCAG-standardi, näppäimistökäyttö sekä avustavat ohjelmat.
2. Tapahtumasivu ja -viestipohjiin on mahdollista lisätä alt-kuvaukset, joita tekstinlukuohjelmat hyödyntävät.
3. Tapahtumamateriaalien värit, fontit ja painikkeiden muodot ovat täysin kustoimoitavissa – tarkistamme halutessanne brändivärienne sopivuuden saavutettavuusstandardeihin.

Saavutettavuuden ja esteettömyyden huomioiminen tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeä osa onnistunutta tapahtumaa. Se varmistaa, että kaikki voivat osallistua ja tuntea olonsa tervetulleiksi ja arvostetuiksi. Pienien yksityiskohtien viilaamisen sijaan tapahtumajärjestäjän kannattaa aloittaa saavutettavuuden kehittäminen jalkauttamalla koko tapahtumatiimiin motivoitunut asenne saavutettavuusasioita kohtaan. Kun saavutettavuuden ratkaisuja ollaan valmiita toteuttamaan ja osallistujia halutaan aidosti kuunnella, päästään monesti pitkälle!