Maksetun sisällön, mainoksien ja tuputtamisen teho on laskenut dramaattisesti. Kiinnostava ja vastaanottajalle kohdennettu sekä hyödyllinen sisältö taas on toiminut aina, nykyään siitä on trendikästä puhua sisältömarkkinointina.
Tämä sama kehitys on havaittavissa tapahtumissa: BtoB-messut, ilman tiukkaa kohdentamista, kumisevat tyhjyyttä ja ständeillä esittelijät juttelevat lähinnä keskenään. Vaikka sisältömarkkinointi on löytänyt tiensä myös messuille seminaarien ja paneelien muodossa, panostavat monet yritykset nimenomaan omiin tapahtumiin.
Omat tapahtumat, aamiaistilaisuudet ja kumppanipäivät ovat erinomaisia tilaisuuksia kertoa kohdennetulle vastaanottajajoukolle alasi ja yrityksesi tuoreimmat kuulumiset sekä vinkit ja istuttaa kysynnän kipinä kuulijoihin. Oma tapahtuma voi olla arvokkaampi ja työläämpi järjestää kuin osallistua messuille, mutta palkinto on usein moninkertainen ja siitä ei pääse hyötymään kilpailijat.
Omissa tapahtumissa, kuten isommissakin tapahtumissa, vaikeinta on saada oikeat osallistujat paikalle. Etenkin ilmaisissa tapahtumissa poisjäännit ovat tavallisia ja halutuimpien vieraiden kalenteriajat ovat todella kilpailtuja. Tässä lyhyt listamme oman tapahtuman järjestämiseen:
1. Muista monikanavainen markkinointi
Miten tavoitat kohderyhmäsi? Se mikä toimii toiselle, on toimimaton kanava kolmannelle. Aloita markkinointi ajoissa ja panosta prosessiin. Jos et tavoita oikeita ihmisiä jää tapahtumasi varmasti tavoitteistaan. Kohdennettu mobiiliystävällinen sähköpostikutsu on erittäin kustannustehokas ja helposti mitattava tapa. Tehosta kutsuprosessia henkilökohtaisilla viesteillä, soitoilla tai kutsukirjeellä.
2. Kerro tarpeelliset tiedot kootusti
Tapahtumasivulla, johon kutsu ohjaa, ratkaistaan ilmoittautuuko kutsuttu tapahtumaan vai ei. Paikka (myös kartta), aika, kalenterilinkki, aikataulu ja ohjelma kertovat kiireiselle kutsutulle kaiken oleellisen. Online-lomakkeella keräät tarpeelliset tiedot kerralla ja ilmoittautuja saa vahvistuksen ilmoittautumisesta sähköpostiinsa.
3. Palvele 24/7
Keräätkö ilmoittautumiset vain virka-aikana? Käyttääkö joku tai useampi työaikaansa kerätäkseen ilmoittautuneet henkilökohtaisesta sähköpostista exceliin? Joutuuko iltaisin sähköpostejaan läpikäyvä ja tapahtumastasi kiinnostunut hankintapäättäjä odottamaan seuraavaan arkipäivään ja omaan kiireisimpään hetkeensä että pääsee ilmoittautumaan tai saa yksittäin lähetetyn vahvistuksen? Ammattimaiset työkalut mahdollistavat ilmoittautumiset verkossa 24/7 niin kauan kuin paikkoja on vapaana, tai jonotuslista sallii, ja tekijät itse saavat keskittyä töihinsä.
4. Älä aiheuta ähkyä, mutta muista muistuttaa
Harva pystyy päättämään suoraan kutsusta osallistuuko vai ei. Ja kun päätöstä ei voi tehdä heti, hautautuu kutsu sähköpostivuoren alle. Muistuttamalla päättämättömiä varmistat vastukset. Asiaankuuluva palvelu huolehtii myös siitä, että jo ilmoittautuneita ei turhaan häiritä. Muista kuitenkin vielä tapahtumaa ennen info-tekstari tai muu muistutus.
5. Kerää maksut samalla
Jos tapahtumasi on maksullinen, kerää maksut samalla kun ilmoittautuja antaa tietonsa. Laskutus, etenkin käsin tehtynä on usein vaivalloista ja kallista kaikille osapuolille. Tarjoa kuitenkin sitä muiden verkkomaksumahdollisuuksien, verkkopankkien ja luottokorttien rinnalla. Yhtään maksavaa asiakasta kun ei kannata sulkea pois. Rahat tilille ja et enää tarvitse kuittivihkoa tai vaihtokassaa.
6. Tarkista ketkä olivat paikalla
Rasti ruutuun ilmoittautumispisteellä tai skannaa pääsylippu. Aina eivät kaikki pääse paikalle tai muista ilmoittaa esteestä, mikä kätevimmin käy vahvistusviestin personoidusta linkistä. Personoi kiitosviestisi ja jaa materiaalisi sen perusteella pääsikö kävijä tapahtumaan. Muista tallettaa tieto CRM-järjestelmääsi tai muuten seurata tapahtumasi tehoa myynnin mittareilla.
7. Kerää palaute
Suomalaisista sanotaan, että palautetta on hankala saada, etenkin suoraan. Tämä lienee totta, mutta oikeilla työkaluilla sitä on vallan helppo ja tehokas kerätä. Samoja virheitä on turha toistaa ja kiitettyjä juttuja kannattaa vahvistaa. Palautekyselyyn pitää panostaa ja tehdä se oikealla välineellä, kuten suosittelemallamme ZEF:llä.
Tämä bloggaus on julkaistu alunperin vieraskynäartikkelina ZEF Sähköinen myyntimies -blogissa 12/2014.
Jos sinua kiinnostaa kuinka tehostaa tapahtumiasi, ota nyt yhteyttä myynti@eventilla.com
