Vuoden viimeiset kuukaudet tarkoittaa monissa yrityksissä paitsi loppukiriä liiketoiminnan tavoitteiden suhteen myös katseiden kääntymistä kohti sitä kuuluisaa pikkujoulukautta. Vuoden 2021 henkilöstöjuhlat ovat monille yrityksille erityiset, sillä yhteiskunta on vihdoin toden teolla avautumassa myös juhlakansaa varten.
Koronapandemia osoitti juhlien järjestäjille sen, että henkilöstöjuhlia on mahdollista järjestää myös etätoteutuksena. Yhtälailla monille etäjuhllin osallistuneille tuli selväksi, ettei laadukaskaan striimi täysin korvaa mahdollisuutta oikeasti viettää aikaa omien työkavereiden kanssa. Etenkin isommissa organisaatioissa ei kuitenkaan kannata heittää etätoteutuksia roskakoriin pandemian jälkeisenäkään aikana, vaan mahdollisuus etänä osallistumiseen kannattaa tarjota jos sille on kysyntää. Kaikki eivät aina pääse juhliin paikalle, joten mahdollisuus osallistua ohjelmaan sieltä kotisohvalta kannattaa jatkossakin hyödyntää!
Oli toteutustapa sitten perinteiset juhlat, hybriditapahtuma tai täysin verkossa tapahtuva juhlinta, tärkeintä on laadukas ja ajatuksella rakennettu toteutus.
Mitä henkilöstöjuhlien järjestämisessä kannattaa huomioida?
Ehdottomasti tärkein huomioitava asia on juhlien kohderyhmä. Toiselle työporukalle villi festarimeno on unelmaa, toiselle silkka kauhistus. Kannattaakin aidosti miettiä, mistä iso osa porukasta tykkäisi. Kohderyhmän toiveiden pohdintaa ei välttämättä tarvitse tehdä yksin – kysy tiimiltä mikä heistä olisi mukavaa! Henkilöstöjuhlista voi myös kerätä palautetta aivan samoin kuin muistakin tapahtumista, jotta aina vain parempien juhlien järjestäminen on mahdollista. Etenkin isommassa organisaatiossa ihan sähköpostilla jaeltu palautelomake on todella hyvä idea, jotta juhlien osallistujien mielipiteet saadaan kuuluviin.
Tylsempi, mutta tärkeä asia pohdittavaksi on niinkin konkreettinen asia kuin juhlien budjetti. Pienemmälläkin budjetilla on mahdollista järjestää ikimuistoiset juhlat – paljon erilaisia ohjelmanumeroita on järjestettävissä pienelläkin rahallisella panostuksella. Jos juhlien kohderyhmä on aktiivista porukkaa, on esimerkiksi erilaisten rastiratojen ja hauskojen kilpailujen järjestäminen lähinnä mielikuvituksesta kiinni. Jos juhlat päädytään järjestämään hybridimallilla, ei etäosallistujien aktivointia sovi unohtaa! Monenlaisia rasteja voi aivan hyvin toteuttaa myös etänä sovellusten breakout-roomeissa, ja etäosallistujat voivat esitellä tuotoksensa myös liveyleisölle ison screenin kautta. Isolla budjetilla toki saadaan huikeat ruokailut ja upeat juhlatilat, mutta silloinkaan tunnelmaa ei kannata jättää rakentumaan vain ulkoisten puitteiden varaan!
Henkilöstöjuhlien suunnittelu kannattaa myös aina aloittaa suurista linjoista. Mieti ensin ohjelmaa, ja sitten vasta paikkaa ja ruokailuja. Jos juhliin on tulossa esiintyjiä, varmista että ne ovat teemaan sopivia. Voit myös pyytää heitä personoimaan esitystään juuri teille pienillä muutoksilla! Esimerkiksi tuttujen kappaleiden sanoja voi muokata juuri tilaisuuteen sopiviksi melko vähällä vaivalla. Henkilöstöjuhlissa on pohjimmiltaan kyse me-hengen kasvatuksesta ja työporukan yhteen nivomisesta, joten on tärkeää etteivät juhlat tunnu osallistujistaan liian geneerisiltä.
Aina kannattaa muistaa myös yllätykset! Vaikka juhlien osallistujat saisivatkin tapahtuman ohjelman etukäteen, kannattaa joitain pieniä mukavia asioita jättää yllätyksiksi. Yllätys voi olla jokin esitys, pieni fyysinen lahja tai vaikkapa lahjakortti lähipizzeriaan juhlien seuraavasta päivästä selviytymistä avittamaan. Näin juhlien järjestelyt ylittävät odotukset, ja ne muistetaan pitkään.
Lopuksi hio yksityiskohdat. Kun sinulla on kohderyhmälle sopiva teema, ja juhlapäivän kulku alkaa olla selvillä, käy se vielä kertaalleen huolella läpi pohtien missä kohti tunnelma voi latistua. Tarvitaanko johonkin siirtymään kuljetuksia? Mahtaako juhlijoilla tulla nälkä ruokailujen jälkeen tanssilattialla – olisiko iltapalatarjoilu hitti? Laadukkaasti kokonaisuutena toteutetut henkilöstöjuhlat jäävät takuulla työporukan mieleen pitkäksi aikaa!
Jos päädyt henkilöstöjuhlissa hybridimalliin, kannattaa ehdottomasti varmistaa tekniikan pelaaminen etäosallistujien suuntaan. Etäosallistujille ei pidä tulla sellaista oloa, että he ovat vähemmän tärkeitä kuin paikan päällä osallistuvat. Kiva vinkki etäosallistujien muistamiseen on varmistaa heillekin juhlien tarjoilut kotiin vaikkapa etukoodilla ravintolan kotiinkuljetuspalveluun.
Haluatko konkreettisia vinkkejä hybriditapahtuman järjestämiseen? Lataa tästä Eventillan opas hybriditapahtuman järjestäjälle!
Muista siis henkilöstöjuhlia suunnitellessasi huomioida tarkasti kohderyhmä, määrittää budjetti ja edetä isoista linjoista kohti yksityiskohtia ja yllätyselementtejä. Sitten ei muuta kun kivoja juhlia!
