Ilmoittautumislomake – miten teen toimivan ilmoittautumislomakkeen?

Ilmoittautumislomake on keskeinen työkalu, kun haluat kerätä osallistujien tiedot etukäteen. Toimiva ilmoittautumislomake helpottaa hallinnointia, parantaa osallistujakokemusta ja varmistaa, että kerättävät tiedot ovat oikein ja käyttötarkoitukseen sopivia – oli kyseessä tapahtuma, koulutus, webinaari tai asiakastilaisuus.

Mikä on ilmoittautumislomake?

Ilmoittautumislomake on digitaalinen lomake, jonka avulla kerätään osallistujien tiedot etukäteen tiettyä tapahtumaa, koulutusta tai webinaaria varten. Digitaalinen ilmoittautumislomake automatisoi tiedonkeruun, vähentää virheitä ja mahdollistaa sujuvan viestinnän osallistujien kanssa.

Ilmoittautumislomakkeita käytetään yleisesti tapahtumissa, koulutuksissa, kursseilla, webinaareissa sekä yritysten asiakastilaisuuksissa. Lomakkeen huolellinen suunnittelu on tärkeää, sillä se toimii yleensä osallistujan ensikosketuksena kyseiseen tapahtumaan ja järjestäjään.

Milloin ilmoittautumislomaketta tarvitaan?

• Ilmoittautumislomake tapahtumaan
• Ilmoittautumislomake koulutukseen tai kurssille
• Ilmoittautumislomake webinaariin
• Ilmoittautumislomake asiakastilaisuuteen
• Ilmoittautumislomake sisäisiin yritystapahtumiin

Sisällysluettelo

1. Mistä kannattaa lähteä liikkeelle tapahtuman ilmoittautumislomaketta rakennettaessa?

• Ilmoittautumislomake oman brändin mukaisena
• Aloita lomakkeen rakennus pakollisista tiedoista
• Ilmoittautumislomakkeen lisätiedot
• Erityistarpeiden kartoitus
• Ilmoittautumislomakkeen tiivistys

2. GDPR:n mukainen ilmoittautumislomake

3. Tarvitaanko markkinointilupa?

Tapahtuman ilmoittautumislomakkeen rakentaminen on olennainen osa tapahtuman valmisteluja. Ilmoittautumislomake kannattaa myös suunnitella tapahtuman tarkoitus mielessä pitäen. Joihinkin tapahtumiin riittää yksinkertaisesti yhteystietojen kysyminen, mutta esimerkiksi markkinointimielessä järjestetty tapahtuma vaatii aivan erilaisen ilmoittautumislomakkeen. Ilmoittautumislomake on loistava paikka kysyä ilmoittautujista sinua kiinnostavia tietoja – näitä tietoja voit hyödyntää niin uusasiakashankinnassa kuin olemassa olevien asiakassuhteiden hoidossa. Ilmoittautumistietoja on myös mahdollista hyödyntää tulevien tapahtumien markkinoinnissa – kun kartoitat lomakkeella osallistujan kiinnostuksen kohteita osaat markkinoida hänelle juuri sopivia tapahtumia!

1. Mistä kannattaa lähteä liikkeelle tapahtuman ilmoittautumislomaketta rakennettaessa?

Ilmoittautumislomake brändin mukaisena

Valitse ilmoittautumisjärjestelmä, joka mahdollistaa brändätyn ilmoittautumislomakkeen. Tapahtuman ilmettä noudattava ilmoittautumislomake on paitsi kaunis, myös luottamusta herättävä. Ilmoittautumislomakkeella kysytään kuitenkin osallistujan henkilökohtaisia tietoja, ja ilmoittautujat ovat nykyään valppaana erilaisten huijausten varalta. Varmista siis aivan ensimmäisenä, että ilmoittautumislomake näyttää luotettavalta.

Aloita lomakkeen rakennus pakollisista tiedoista

Lomakkeen sisällön rakennus on järkevää aloittaa pakollisista tiedoista. Varmista, että käyttämäsi työkalu mahdollistaa lomakekenttien merkitsemisen pakolliseksi omien tarpeidesi mukaisesti. Nimi ja sähköposti ovat monesti välttämättömiä tietoja, joita tarvitset toimittaaksesi tapahtumaviestinnän onnistuneesti perille osallistujille. Maksullisissa tapahtumissa lomakkeella saatetaan kysyä ilmoittautujen laskutustiedot. Pakolliset tiedot kannattaa kerätä muototarkistetuin kentin, jotta niihin kirjoitetut tiedot ovat varmasti oikein.

Lue lisää tapahtumaviestinnästä artikkelistamme täältä!

Ilmoittautumislomakkeen lisätiedot

Pakollisten tietojen jälkeen voit lähteä miettimään, mitä muuta osallistujista olisi mukava tietää. Esimerkiksi yritystapahtumissa osallistujan edustama yritys ja titteli voivat olla arvokkaita tietoja ohjelman viimeistelyssä. Livetapahtumassa jossa tarjotaan ruokaa, on ehdottoman tärkeää muistaa kysyä ruokavaliotiedot. Mikäli tapahtuman tarkoitus on myynnillinen, voi ilmoittautumislomakkeella aivan hyvin kartoittaa osallistujien kiinnostusta tapahtumassa esiteltäviin tuotteisiin.

Ideoita ilmoittautumislomakkeelle:

• Onko tapahtumanhallinnan kehittäminen yrityksellenne ajankohtaista juuri nyt?
• Oletko jo meidän asiakas?
• Osallistutko tapahtumaan ensimmäistä kertaa?
• Millaisiin tapahtumiin olet kiinnostunut osallistumaan jatkossa?
• Mitä aihetta toivot käsiteltävän puheenvuorossa?
• Toivotko yhteydenottoa meiltä tapahtuman jälkeen?

Ilmoittautumislomakkeella kysytyt tiedot kannattaa hyödyntää viemällä ne tapahtumanhallintajärjestelmästä CRM-järjestelmään – esimerkiksi myyntiliideiksi kannattaa viedä vain ne osallistujat jotka eivät vielä ole asiakkaitanne. Lisätietoja voidaan hyödyntää myös markkinoinnin automaatiossa, kohdentamalla ilmoittautuneille juuri oikeanlaista markkinointia.

Lue täältä, miten tapahtumamarkkinointia voi tehostaa markkinoinnin automaation avulla!

Erityistarpeiden kartoitus

Osallistujien erityistarpeiden kartoitus voi tuntua tapahtuman järjestäjästä hankalalta. Liikuntaesteistä ja erityisistä tarpeista kysyminen voi tuntua turhan lokeroivalta, mutta silti tällaisista asioista tapahtumajärjestäjän olisi hyvä tietää, jotta jokaisen osallistuminen tapahtumaan sujuu vaivatta. Hyvä keino kiertää tätä haastetta on lisätä lomakkeen loppuun avoin tekstikenttä, esimerkiksi otsikolla “Terveiseni tapahtumajärjestäjälle”. Tähän kenttään on mukavampi kirjoittaa esimerkiksi omasta saattajan tai avustajan tarpeestaan, kuin yrittää valita juuri omaan tilanteeseen sopiva boksi monivalintakentästä.

Ilmoittautumislomakkeen tiivistys

Kun kaikki mahdolliset ideat ilmoittautumislomakkeelle on keksitty, on aika karsia lopulliselle lomakkeelle niistä vain tärkeimmät. Tapahtuman ilmoittautumislomakkeen ei koskaan tule olla niin pitkä, että osallistuja ei jaksa sitä täyttää! Sen, mitkä kentät kannattaa ilmoittautumislomakkeella asettaa pakollisiksi näkee parhaiten kokeilemalla. Jos kysymyksiä ei ole lomakkeella liikaa, ja lomake on visuaalisesti selkeä kokonaisuus, voi aivan hyvin kokeilla laittaa kaikki ilmoittautumislomakkeen kysymykset pakollisiksi vastaajille. Kovin avoimien kysymysten, missä ilmoittautuja saattaa joutua pohtimaan omaa vastaustaan ei kuitenkaan kannata olla pakollisia. Pahimmillaan ilmoittautuminen jää tekemättä mikäli ilmoittautuja ei juuri sillä hetkellä keksi hyvää vastausta tällaiseen kysymykseen.

2. GDPR:n mukainen ilmoittautumislomake

Kannattaa myös muistaa, että lomakkeella kysytyt osallistujatiedot ovat henkilötietoja, joita ei kannata kerätä huvin vuoksi itselleen säilytettäväksi. Henkilötiedoista päästäänkin ilmoittautumislomakkeen tietoturvaan. GDPR:n mukaan osallistujien on tiedettävä, miten heidän tietojaan tullaan käyttämään. Ilmoittautumislomakkeena kannattaakin käyttää vain sellaisia lomakkeita, joihin rekisteriselosteen saa linkitettyä ja sen hyväksymisen asetettua ilmoittautujille pakolliseksi.

Lue lisää siitä, miten tapahtumajärjestäjän tulee huomioida GDPR henkilötietoja käsitellessään!

3. Tarvitaanko markkinointilupa?

Rekisteriselosteen hyväksymisen lisäksi on hyvä miettiä, täytyykö osallistujilta pyytää markkinointilupa. Markkinointilupa tulee kysyä, mikäli aiot käyttää osallistujien tietoja markkinointitarkoituksiin. Tapahtumaviestinnän ja esimerkiksi palautekyselyn lähettämiseen markkinointilupaa sen sijaan ei tarvitse.

Kun rakennat ilmoittautumislomaketta, pidä mielessä, että selkeys ja käytettävyys ovat avainasemassa. Varmista myös, että lomake on responsiivinen eri laitteille ja että mahdolliset vaihtoehdot ovat helposti ymmärrettäviä. Harkitse myös, pitäisikö osallistujilla olla mahdollisuus muokata ilmoittautumislomakkeelle antamiaan tietoja jälkikäteen tai peruuttaa ilmoittautumisensa itsenäisesti.

Kaipaatko lisää ideoita? Katso tallenne Ideoita ilmoittautumislomakkeeseen -koulutuksesta!

Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen suoraan Youtubesta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä ilmoittautumislomakkeesta

• Mitä tietoja ilmoittautumislomakkeessa kannattaa kysyä? Kysy ensin vain pakolliset tiedot (yleensä nimi ja sähköposti) ja lisää sen jälkeen lisäkysymykset vain, jos niistä on selkeä hyöty tapahtuman järjestämisessä, viestinnässä tai raportoinnissa (esim. yritys, titteli, ruokavalio).
• Kuinka pitkä ilmoittautumislomake saa olla? Ilmoittautumislomake kannattaa pitää mahdollisimman tiiviinä. Mitä enemmän kenttiä, sitä suurempi riski, että ilmoittautuminen jää kesken. Tee vain aidosti tärkeistä kysymyksistä pakollisia ja jätä avoimet pohdintaa vaativat kysymykset vapaaehtoisiksi.
• Tarvitaanko ilmoittautumislomakkeella GDPR-suostumus? Ilmoittautumislomakkeella kerätään henkilötietoja, joten osallistujalle pitää kertoa selkeästi, mihin tietoja käytetään. Käytännössä tämä tarkoittaa linkkiä rekisteriselosteeseen ja sen hyväksymistä (esim. valintaruutu), jotta ilmoittautuminen voidaan käsitellä läpinäkyvästi.
• Milloin ilmoittautumislomakkeella pitää pyytää markkinointilupa? Markkinointilupa tulee pyytää, jos aiot käyttää ilmoittautumistietoja markkinointiin (esim. uutiskirjeet, tulevien tapahtumien mainonta). Tapahtumaan liittyvä viestintä, vahvistusviestit ja palautekyselyt eivät yleensä vaadi markkinointilupaa.
• Kannattaako ilmoittautumislomakkeen tiedot viedä CRM-järjestelmään? Kyllä, jos haluat hyödyntää ilmoittautumistietoja myynnissä tai asiakkuuksien hoidossa. Usein järkevää on viedä CRM:ään esimerkiksi vain ne osallistujat, jotka eivät vielä ole asiakkaita, ja käyttää lisätietoja liidien pisteytykseen tai jatkoviestinnän kohdentamiseen.
• Voiko osallistuja muokata tietojaan tai peruuttaa ilmoittautumisen? Suositeltavaa on, että osallistujalla on mahdollisuus muokata antamiaan tietoja tai peruuttaa ilmoittautuminen helposti – tämä vähentää järjestäjän manuaalista työtä ja parantaa osallistujakokemusta, erityisesti jos tapahtumaan on pitkä aika.