Kaikki Tapahtumista(ni)-webinaarisarjan neljännen jakson asiantuntijavieraana nähdään Tavatan Kristina Mustonen. Kristinan kanssa paneudutaan virtuaalitapahtumien haasteisiin – aloittaen virtuaalisia tapahtumia usein vaivaavasta no-show:sta ja jatkaen osallistujien mielenkiinnon ylläpitoon.
“No-show on sitä että ilmoittaudutaan tapahtumaan, ehkä jopa ostetaan lippu, ja siitä huolimatta ei tulla paikalle sitä tapahtumaa seuraamaan. Etenkin ilmaisissa virtuaalitapahtumissa tämä voi olla isokin haaste.” Kristina avaa. No-show:n korkeaa määrää etenkin virtuaalitapahtumissa selittää asiantuntijoiden mukaan tapahtumiin ilmoittautumisen helppous, tapahtumien suuri määrä sekä melko kevyin perustein tehdyt ilmoittautumiset. “Kun ilmoittautuminen on mahdollista tehdä ihan muutamalla klikkauksella, niin ehkä siinä ei ole edes hoksattu kaltenterista tarkistaa onko tapahtuman kanssa päällekkäin vaikkapa jotain kokouksia.” Kristina avaa.
Tekniset haasteet nousevat myös esiin yhtenä syynä osallistumatta jättämiseen – tähän tapahtumajärjestäjä voi varautua tarjoamalla osallistujille huolellisesti laaditut ohjeet. Tapahtumajärjestäjälle käytetyt ohjelmistot ovat usein tuttuja ja valmiiksi omalle koneelle ladattuja, mutta osallistujille käytetty ohjelmisto voi olla täysin uusi. Tämän takia kannattaa varmistaa, että ilmoittautuneet osaavat esimerkiksi liittyä virtuaalitapahtumaan linjoille selaimen kautta, ilman tarvetta uuden sovelluksen lataukseen.
Yksi asiantuntijoiden keskustelussa esiin nouseva syy osallistumatta jättämiselle on puhdas unohdus. Mutta onko unohduksille mitään tehtävissä tapahtumajärjestäjän puolelta? “Yksi tärkeimmistä asioista tapahtumajärjestäjälle on viestintä. Eli muistutusviestejä ei pidä unohtaa ja tietysti osallistujaa voi jopa pyytää vahvistamaan ilmoittautumisensa vielä uudestaan ennen tapahtumaa” Kristina summaa.
Mitä muuta no-show:n vähentämiseksi on tehtävissä? Entäpä millaisia ässiä Kristinalla on hihassaan virtuaalitapahtumien osallistujien mielenkiinnon ylläpitoon? Jakson alussa käydään myös läpi, millaisin keinoin läsnäolotiedot voidaan virtuaalitapahtumassa kerätä, jotta no-show:n jäljille edes päästään!
Esimerkiksi näihin kysymyksiin löydät vastaukset itse webinaarijaksosta, joka on maksutta katseltavissa Eventillan YouTube-kanavalla ⬇️
