Hybriditapahtuman järjestäminen

Hybriditapahtuma toimii livenä ja verkossa

Hybriditapahtuma yhdistää verkkotapahtuman ja livetapahtuman. Hybridi tapahtumaan voi siis osallistua sekä verkossa, että livenä paikan päällä. Eventillan avulla hybriditapahtuman järjestäminen sujuu vaivattomasti – ja aina brändisi mukaisesti.

Hybriditapahtuma

Hybriditapahtuman järjestäminen vaivatta

Eventilla on helppokäyttöinen tapahtumanhallinnan palvelu verkossa. Järjestelmä mahdollistaa hybriditapahtumalle tapahtumasivun, viestinnän sekä ilmoittautumiset ja lipunmyynnin. Hybriditapahtumassa tärkeä viestinnän kohdennus onnistuu järjestelmällä helposti jolloin osallistuminen sekä verkossa että paikan päällä on vaivatonta. Hybriditapahtuman järjestäminen on kahden tapahtuman järjestämistä yhtäaikaa – joten tapahtumajärjestäjän täytyy voida keskittyä itse olennaiseen ja jättää automatisoitavissa olevat asiat toimivan tapahtumanhalllintajärjestelmän huoleksi!

Tapahtumanhallinta hybriditapahtumassa

Miksi tapahtumanhallintajärjestelmä?

Tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa hybriditapahtumalle tärkeät digitaaliset materiaalit: tapahtumasivun, ilmoittautumiset sekä kohdennetun tapahtumaviestinnän. Myös osallistumistyypin vaihtaminen onnistuu tarvittaessa ilman järjestäjän manuaalista työtä ja maksullisen tapahtuman lipun hinta voidaan palauttaa automaattisesti peruutuksen sattuessa. Hybriditapahtuman osallistujat kirjataan automaattisesti sisään etätoteutuksessa ja tapahtumaan paikan päälle saapuvien QR-koodilliset liput luetaan maksuttomalla EventillaApp-sovelluksella.

Hybridi tapahtumassa kerätty tärkeä data saadaan myös siirrettyä muihin käytössä oleviin järjestelmiin kun CRM-järjestelmään tai taloushallinnon järjestelmään.

Tapahtumasivu

Eventillan avulla luot hybriditapahtumalle monisivuisen tapahtumasivun täysin ilman koodaustaitoja. Hybriditapahtuman omalla sivulla osallistuja valitsee haluamansa osallistumistyypin ja ilmoittautuu tai maksaa osallistumismaksun. Onnistuneen ilmoittautumisen jälkeen lähetät automatisoidusti linkin hybriditapahtuman etätoteutukseen tai QR-koodin paikan päällä tehtävää rekisteröimistä varten.

Monisivuinen tapahtumasivu hybriditapahtumalle
Ilmoittautumislomake ja osallistumismaksut
Linkki onlinetoteutukseen tai QR-koodi paikan päälle

Hybridi tapahtuman ilmoittautumiset

Eventilla mahdollistaa jokaiselle tapahtumalle rajattoman määrän osallistumistyyppejä, mikä on tarpeen hybriditapahtumaa järjestettäessä. Ilmoittautumisten hallintaan on monia hyödyllisiä ominaisuuksia: lipunmyynnin ajastukset ja hintamuutokset, avec-ilmoittautumiset sekä jonotuslista tapahtuman livetoteutuksen täyttymistä silmällä pitäen. Hybriditapahtumassa on monta liikkuvaa osaa, joten ilmoittautumisten vastaanoton automatisointi helpottaa valtavasti!

Aseta ja automatisoi mm. nämä:

Osallistumistyypit ja eri hinnat
Jonotuslista livetapahtumaan
Sähköinen pääsylippu QR -koodilla

Tapahtumaviestintä

Hybriditapahtumassa on vähintään kaksi osallistumistyyppiä: live- ja verkko-osallistuminen. Niiden kävijöiden kokemus ja tarpeet eroavat toisistaan, joten on tärkeää kohdentaa myös viestintä osallistujatyypin mukaisesti. Eventillan avulla voit helposti jaotella viestinnän eri tarpeiden mukaan – esimerkiksi webinaarilinkin lähtemään vain verkossa osallistujille.

Kutsut
Muistutusviestit
Kiitokset
Palautekyselyt
Osallistumistodistukset

Eventilla on mainio järjestelmä. Ilmoittautumiset, todistukset, palautekyselyt ja asiakasrekisteri ovat hallittavissa helposti.

Anne-Maarit HyvönenKiilto

Vinkkejä hybriditapahtumiin

Hybriditapahtuman osallistujilla on erilaisia viestintätarpeita: osa tarvitsee saapumisohjeita, osa taas tietoja webinaariin liittymisestä. Siksi on tärkeää kohdentaa oikeanlaista viestintää osallistujatyypin mukaan. Eventillan avulla voit luoda erilaiset vahvistusviestit kummallekin osallistujaryhmälle ja automatisoida viestinnän ilmoittautumistyypin perusteella.

Lataa opas hybriditapahtumiin!

Ominaisuudet hybriditapahtumiin

Eventilla hybriditapahtumiin

Rajaton määrä osallistumistyyppejä

Hybriditapahtumassa on aina vähintään kaksi eri osallistumistyyppiä, usein enemmänkin.

Kirjaa länsäolotiedot

Läsnäolotiedot saadaan hybriditapahtuman etäpuolelta automaattisesti ja paikan päällä voidaan hyödyntää maksutonta EventillaApp-sovellusta.

Kohdennettu viestintä

Hybriditapahtumassa osallistumisen selkeys ja helppous ovat avainasemassa. Viesti kohdennetusti osallistumistyypin mukaan.

Palautekysely osallistumistyypin mukaan

Kohdenna hybriditapahtuman palautekysely osallistumistyypin mukaan. Palautteen avulla järjestät aina vain parempia tapahtumia!

Vastaanota osallistumismaksut

Maksullisen hybriditapahtuman järjestämisessä lipunmyynnin ominaisuudet säästävät aikaa ja hermoja.

Toteutus oman brändisi mukaan

Kaikki Eventillalla luodut materiaalit hybriditapahtumaasi ovat täysin oman brändisi mukaisia, aina verkko-osoitteita myöten.

Webinaari-integraatio hybriditapahtumassa

Varmista tapahtumasi online-osuuden onnistuminen Eventillan webinaari-integraation avulla. Integraatiolla vältät linkin toimittamisessa kirjoitusvirheet ja inhimilliset näppäilyvirheet, kun henkilökohtainen liittymislinkki haetaan suoraan webinaarijärjestelmästä. Saat myös luotua hybridi tapahtumalle webinaarin suoraan Eventillasta, jolloin tapahtuman luojalla ei tarvitse edes olla tunnuksia käytössä olevaan webinaarijärjestelmään!

Etkö löytänyt käyttämäsi järjestelmää listasta? Kysy mahdollisuuksista myös muihin alustoihin.