Jaahas, taas yksi koulutus, seminaari, juhlatilaisuus, festarit tai muu tapahtuma ohitse… Mitähän osallistujille jäi käteen? Olikohan tapahtuma onnistunut? Suosittelevatkohan osallistujat tapahtumaa eteenpäin?
Toimintaansa on miltei mahdotonta kehittää oikeaan suuntaan, ellei päätöksenteon pohjana ole sidosryhmiltä kerättyä tietoa. Kuinka muuten tiedät, miten tapahtumasi sujui ja mitä voisi kehittää seuraavalla kerralla, ellet kysy ja kerää palautetta tapahtumaan osallistuneilta?
Sana >>tapahtumapalaute<< saattaa kuulostaa siltä, että edessä on paljon ylimääräistä työtä, kysymysten muotoilua, tulosten analysointia – niin, ja viitsiiköhän kukaan niihin edes vastata. Palautteenkeruu ei kuitenkaan ole ”turhanpäiväinen aikaa vievä työtaakka”. Se on ehdoton edellytys sille, että yleisö löytää tuleviin järjestämiisi tapahtumiin ja viihtyy jatkossakin.
Listasimme kuusi askelta onnistuneeseen tapahtumapalautteeseen:
1. Tee suunnitelma
Jotta viet kyselyn tulokset aina kehitystoimenpiteiksi saakka, sinulla on hyvä olla alusta asti selvillä, mitä haluat tietää ja miltä osa-alueelta, kuka vastaa palautteen keräämisestä ja kuinka palaute huomioidaan tulevien tapahtumien kehittämiseksi. Aloita määrittelemällä palautteenkeruun tavoite!
2. Aikatauluta
Aikataulu kysymysten luonnille, vastaajien kutsumiselle, raportoinnille ja tulosten purkamiselle on hyvä tietää jo etukäteen. Tapahtumapalautteen keruussa on erityisen tärkeää, että lähetät kyselyn osallistujille mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, jotta tapahtuma on vielä osallistujan tuoreessa muistissa.
3. Panosta selkeyteen ja yksinkertaisuuteen
Muotoile kysymyksistä mahdollisimman selkeitä ja nopeasti vastattavia. Kiinnitä myös huomiota kyselyn ulkoasuun. Kysy: “Vastaisinko itse tällaiseen kyselyyn mielelläni?” Voit myös näyttää kyselyn testiryhmälle ja pyytää kommentteja – näin saat testattua kunnolla jo etukäteen ajatuksesi ja kysymystesi toimivuuden.
4. Määritä vastaajamäärätavoite ja kutsu houkuttelevasti
Määritä vastaajamäärätavoite viimeistään tässä vaiheessa – mieluiten jo suunnitelmaa tehdessäsi. Lähetä linkki kyselyyn osallistujille sähköpostitse tai julkaise se anonyymina nettilinkkinä nettisivuillasi. Tee kutsusta houkutteleva!
5. Huolehdi seurannasta
Kyselyn lähetettyäsi pidä silmällä, kuinka paljon vastaajia kertyy. Mikäli tavoitemäärä ei näytä täyttyvän määräaikaan mennessä, lähetä muistutuksia tai nosta kyselyä esiin enemmän.
6. Ota palautteesta vaari
Lopuksi jäljellä onkin enää raportointi, tulosten esittely ja niiden pohjalta tehtävät toimenpiteet. Arvosta saamaasi palautetta, äläkä turhaan säiky negatiivisiakaan kommentteja – ne tarjoavat loistavan ponnahdusalustan tapahtumasi kehittämiselle!
Arviointikone: Valmis paketti kaikkiin tapahtumapalautteisiisi
Tapahtumapalautteet keräät helposti markkinoiden parhaalla kyselytyökalulla: Arviointikone on työkalu sinulle, joka haluat kehittää tapahtumajärjestelyjäsi ja suunnata toimintaasi uudelleen tarkan faktatiedon pohjalta – ilman ainuttakaan hukkaan heitettyä työtuntia!
Saadaksesi tapahtumapalautteistasi kaiken irti, Arviointikone sisältää mm. valmiit tapahtumapalautteisiin räätälöidyt kyselypohjat, vastaajia houkuttelevan ulkoasun sekä tutkitusti tarkimpia vastauksia antavan kyselymenetelmän.
Muutama hassu klikkaus ja helposti tulkittavat raportit lävähtävät silmiesi eteen tehdäksesi oikeita liikkuja!
Haluatko tietää lisää Arviointikoneesta? Tutustu työkaluun tarkemmin täällä: www.arviointikone.fi ja lataa samalla ilmainen PDF-opas kaikkien kyselyidesi tueksi: http://www.arviointikone.fi/blog/2014/05/07/lataa-ilmainen-kyselyopas/! Vieraskirjoittaja on Suomen suosituimman Vaalikoneen kehittäjä ja toiminut palautteenkeruun alalla jo vuodesta 1985. ZEFin palveluihin kuuluvat päätöksentekoasi tukevat tuotteet Arviointikone, Sähköinen myyntimies, Livezhat ja Vaalikone. Lue lisää täältä: www.zef.fi.
