Mitä lupia tapahtuman järjestämiseen tarvitaan?
Tapahtumien järjestämiseen liittyy monenlaisia lupakuvioita ja lakeja, jotka voivat tuntua vaikeaselkoisilta. Lupien hakeminen liittyy erityisen kiinteästi yleisötapahtumiin, mutta turvallisuuden varmistamiseen tähtäävien lupa- ja lakiasioiden huomioimisesta ei todella ole haittaa myöskään organisaatioiden sisäisissä tapahtumissa. Tähän tekstin alkuun on huomautettava, etteivät lakien ja lupien vaatimukset tapahtumajärjestäjille pysy muuttumattomina. Isompaa tapahtumaa järjestettäessä kannattaa siis hyvissä ajoin ryhtyä selvittämään poliisilta, kunnalta tai kaupungilta tarvittavia ajankohtaisia lupia.
Sitten perusteiden kimppuun!
Tapahtumien järjestämistä säätelevät esimerkiksi pelastuslaki, kokoontumislaki, terveydensuojelulaki sekä kuluttajaturvallisuuslaki. Näiden säännösten on tarkoitus turvata niin tapahtumien osallistujia kuin järjestäjääkin. Tapahtumajärjestäjän kannattaa muistaa, että kokonaisvaltainen vastuu koko tapahtumasta on hänellä – vaikka osia tapahtuman ohjelmasta toteuttaisikin jokin ulkopuolinen taho!
Tärkeimmät luvat tapahtuman järjestäjälle ovat:
1. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle
Turvallisuussuunnitelma voidaan jättää laatimatta pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa. Esimerkiksi pienimuotoinen koko perheen ulkotapahtuma, jossa oheisohjelmana on ponitalutusta ei välttämättä vaadi erillistä turvallisuussuunnitelmaa. Sen sijaan hiemankin isompiin tai useampia riskejä sisältäviin tapahtumiin turvallisuussuunnitelma vaaditaan. Jos edellä mainittu koko perheen tapahtuma päätetään järjestää uimarannalla ja ponitalutuksen lisäksi paikalle tuodaan pomppulinnoja, täytyy turvallisuussuunnitelma tehdä.
Pelastussuunnitelma sen sijaan tarvitaan, jos tapahtumaan osallistuu yli 200 henkilöä tai tapahtumaan muuten liittyy merkittävä henkilö- ja paloturvallisuusriski.
Tapahtuman Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma sisältää
- Tapahtuman kuvaus
- Alueen kartta
- Tapahtuman rakenteet
- Riskien arviointi
- Ennaltaehkäisevät toimenpiteet (poistuminen, alkusammutus, opastus)
- Toimintaohjeet
- Järjestyksenvalvontasuunnitelma (yleensä 1 järjestyksenvalvoja /100 osallistujaa)
- Liikennesuunnitelma
- Tapatumajärjestäjän ja turvallisuudesta vastaavan henkilön yhteystiedot
2. Ilmoitus yleisötapahtumasta
Jos järjestät suuren yleisötapahtuman, on sinun tehtävä ilmoitus paikalliselle poliisille viimeistään viisi päivää ennen tapahtumaa. Käytännössä ilmoitus kannattaa kuitenkin tehdä jopa kuukausi ennen tapahtumaa, sillä etenkin kesäisin ilmoitusten käsittelyssä voi olla ruuhkaa. Pienistä yleisötapahtumista, joissa on vähän osallistujia tai jotka eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, ei tarvitse ilmoitusta tehdä. Jos olet epävarma lasketaanko tapahtumasi pieneksi, voit aina tiedustella asiaa poliisilta.
3. Tapahtumalupa musiikin käyttöön
Teostolla ja Gramexilla on nykyään yhteinen musiikinkäyttölupa, eli tapahtumalupa. Se on haettava etukäteen jokaiseen tapahtumaan, jossa soitetaan livemusiikkia tai tallenteita. Myös karaoke lasketaan näihin! Tapahtumalupa tarvitaan myös yritysten henkilökunnalleen tai asiakkailleen järjestämiin tapahtumiin.
4. Ilmoitus elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta
Tapahtumapaikan kunnan tai kaupungin elintarvikevalvontaan on tehtävä ilmoitus, jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden myyntiä tai tarjoilua. Jos tapahtumapaikalle saapuu liikkuvia elintarvikehuoneistoja, esimerkiksi myyntikojuja, tulee niiden olla hyväksyttyjä ja niistä täytyy olla toiminnan aloitusilmoitus tehtynä. Tämän toki hoitavat elintarvikehuoneistojen pitäjät itse, mutta on hyvä huomata, että jos näissä ilmenee puutteita, on tapahtumajärjestäjä kuitenkin vastuussa. Jälleen kerran pienimuotoisesta toiminnasta, esimerkiksi harrastekerhojen harjoittamasta elintarvikemyynnistä ei tarvitse ilmoitusta tehdä.
5. Anniskelulupa
Tilapäisen anniskeluluvan myöntää aluehallintoviranomainen. Joillekin yleisesti käytössä oleville tapahtumapaikoille on myönnetty valmiiksi lupa toimia anniskelualueena tapahtumien aikana, joten tapahtuman sijaintia päätettäessä asia kannattaa selvittää. Yleisimmin anniskelulupia on sisätiloissa sijaitsevissa tapahtumapaikoissa valmiiksi, mutta kaupungista riippuen myös tietyille ulkoalueille on anniskelulupa tapahtumien ajaksi voitu myöntää.
6. Meluilmoitus
Jos tapahtumassa käytetään kovaäänistä äänentoistolaitteistoa, on tästä tehtävä ilmoitus kaupungin tai kunnan ympäristönsuojeluun. Yleensä tämä ilmoitus tulee toimittaa viimeistään kuukausi ennen tapahtuman alkua.
7. Jätehuoltosuunnitelma
Tapahtumille, joissa syntyy paljon jätettä tarvitaan jätehuoltosuunnitelma. Vaikka viranomaiset eivät jätehuoltosuunnitelmaa juuri sinun tapahtumallesi vaatisikaan, on jätehuolto silti järkevää suunnitella huolella ennen tapahtumaa – pienemmissäkin tapahtumissa, joissa esimerkiksi tarjoillaan ruokaa kertakäyttöisistä astioista voi jätteen määrä olla yllättävän suuri!
Näiden lupien lisäksi tarvitaan erillisiä lupia ja ilmoituksia esimerkiksi jos tapahtuma vaatii katujen sulkemista tai erillisiä liikennejärjestelyjä, tapahtumassa on ilotulitus tai lasershow tai tapahtumaa varten perustetaan erillinen leirintäalue.
Mikäli vastaanotat tapahtumaasi ilmoittautumisia, huomaathan että ilmoittautumistiedot ovat aina henkilötietoja, joita tulee käsitellä huolellisesti. GDPR:n vaatimuksista voit lukea lisää aiemmasta blogitekstistämme Tapahtuman järjestäjän GDPR. Eventilla tapahtumanhallinta palvelu mahdollistaa henkilötietojen tietoturvallisen käsittelyn. Tapahtumasivu, ilmoittautumislomake ja monipuoliset raportit mahdollistavat vaivattoman tapahtuman järjestämisen. Tutustu Eventillan ominaisuuksiin täältä!
