Eventilla soveltuu hyvin niin maksullisten kuin ilmaistenkin tapahtumien järjestämiseen. Asiakkaamme järjestävät viikoittain kursseja, koulutuksia tai muita tapahtumia, joiden maksut kerätään Eventillan avulla. Mutta millaisia toiminnallisuuksia Eventillasta löytyy maksullisten tapahtumien järjestäjän tueksi? Miten laskutustiedot saadaan kerättyä oikein tai miten verkkomaksut kerätään Eventillassa?
Tämä artikkeli kurkistaa syvälle tapahtumien maksamisen maailmaan!
1. Vastaanota verkkomaksuja
Eventilla tarjoaa asiakkailleen verkkomaksumoduulin, jonka avulla ilmoittautumisen maksaminen suoraan verkossa onnistuu. Kuukausikustannukseltaan edullinen verkkomaksumoduuli mahdollistaa asiakkaalle itselleen omien maksujensa reaaliaikaisen seurannan, automaattiset tilitykset sekä itse tehtävät maksujen palautukset. Verkkomaksujen lisäksi luottokorttimaksut ja mobiilimaksut kuuluvat Eventillan verkkomaksumoduuliin.
Eventillaan on myös mahdollista integroida asiakkaalla jo valmiiksi käytössä oleva maksutapa. Valmiit integraatiot meiltä löytyy mm. Paytrailiin, Bamboraan, PayPaliin… Ja moneen muuhun! Kuten kaikki integraatiot, ovat nämä maksurajapinta-integraatiot kuukausimaksullisia ja integraatioon kuuluu aloituskustannus sen kytkemisestä päälle. Oman, jo käytössä olevan maksutavan ulottaminen myös Eventillan puolelle voi kuitenkin olla kätevää, jos organisaatio muissa toiminnoissaan kerää maksuja sen kautta.
2. Laskuta pois vain
Eventilla mahdollistaa laskutustietojen keräämisen ilmoittautumislomakkeen jälkeen täytettävällä laskutuslomakkeella. Lomakkeelle tuodaan asiakkaan tarvitsemat kentät automaattisesti. On myös mahdollista asettaa valittavaksi erilaisia laskutyyppejä, kuten e-lasku, paperilasku ja sähköpostilasku.
Jälkikäteen laskutettavissa tapahtumissa ja koulutuksissa on tärkeää, että osallistuja syöttämät laskutustiedot ovat oikein. Osaisitko itse tässä kylmiltään kirjoittaa oikein edustamasi yrityksen tai yhdistyksen tiedot? Niinpä. Ei moni muukaan.
Laskutustietojen oikein kirjaamista helpottavat Eventillan valmiit laskutuslomakkeet, jotka antavat viimeistellä ilmoittautumisen vain kun esimerkiksi Y-tunnus on kirjoitettu oikeassa muodossa. Tämä ei toki auta siinä tilanteessa, että ilmoittautuja kirjoittaa laskutustiedot oikeassa muodossa, mutta väärin. Nämä tilanteet voidaan välttää integraatiolla verkkolaskuosoitteistoon, jolloin ilmoittautuja voi vain hakea valikosta oikean organisaation laskutettavaksi.
3. Integraatio säästää aikaa ja vaivaa
Kun laskutustiedot on osallistujilta kerätty, on järkevintä integroida Eventilla suoraan laskutusjärjestelmään, jotta laskut saadaan lähetettyä mahdollisimman vähällä manuaalisella työllä. Samalla laskujen tiedot tulee vietyä reskontraan ja kirjanpitoon varmasti ja ilman harmaita hiuksia. Etenkin koulutustaloilla, joilla käytännössä kaikki järjestettävät koulutukset ovat maksullisia ja laskutettavia, on integraatio taloushallintoon aivan ehdoton.
Integraatio säästää aikaa, vaivaa ja pitää järjestelmät aina ajantasalla. Samalla myös inhimillisten näppäilyvirheiden mahdollisuus tulee minimoitua! Tutustu tarkemmin meidän tarjoamiin integraatioihin täältä!
4. Hyödynnä budjetointityökalu
Eventillasta löytyy budjetointityökalu, joka tekee tapahtuman tuoton ja kulujen hallinnoimisesta yksinkertaista. Työkaluun voit syöttää sekä arvioimasi kulut ja tuotot ennen tapahtumaa, että tapahtuman jälkeen todelliset toteutuneet luvut. Kuluja ja tuottoja voi kirjata sekä osallistujakohtaisesti (esimerkiksi lipun hinta tai lounastarjoilun kustannus) tai kiinteinä kuluina ja tuottoina (esimerkiksi tilavuokra tai tapahtuman sponsorointi). Budjetointityökalu näyttää reaaliajassa tapahtuman taloudellisen tilanteen lipunmyynnin ollessa käynnissä, joten se mahdollistaa nopean reagoinnin. Ehkä jonkin tapahtuman markkinointia täytyy hieman buustata kun lipunmyynti etenee nihkeästi? Työkalu auttaa myös vertailemaan omia tapahtumia keskenään – jos jokin tapahtuma menestyy taloudellisesti paremmin kuin muut, niitä kannattaa varmasti järjestää lisää!
Eventilla tarjoaa monipuoliset ominaisuudet tapahtumien ja kurssien ilmoittautumismaksujen keräämiseen ja helppoon hallintaan.
Ota ihmeessä yhteyttä, jos kiinnostuit!
