Tapahtuman järjestämiseen kuuluu monenlaista työsarkaa: suunnittelua, valmistelua, mahdollisen vieraan buukkausta, harjoittelua, tekniikan testausta ja palautekyselyn tekoa – puhumattakaan itse h-hetken yllättävistä käänteistä, jotka voivat viedä aikaa järjestäjältä.
Tapahtuman organisoinnista voi kuitenkin tehdä vaivattomampaa automatisoimalla osan toistuvista tehtävistä. Tässä markkinoinnin automaatio on oiva apuri: kun automaatiot on kerran luotu, on tulevien tapahtumien järkkääminen astetta helpompaa.
Lähestymme aihetta webinaariviestinnän automatisoinnin kautta, sillä prosessin hiomiseen on meillä Lianalla käytetty aikaa – mutta markkinoinnin automaatio taipuu yhtä lailla sekä live- että onlinetapahtumien markkinoinnin ja viestinnän automatisointiin.
Kyseessä on esimerkkikampanja, ja automaatiopolusta saa muokattua helposti halutunlaisen ja omia tarpeita vastaavan.
Aloitetaan!
Kerää dataa ja personoi sisältöjä jo ilmoittautumisvaiheessa
Kun tapahtuman etukäteisjärjestelyt on tehty huolellisesti ja kutsut ovat valmiina lähetettäväksi, luodaan tapahtuman tiedot ja ilmoittautumislinkin sisältävä ilmoittautumissivu Eventillassa. Tässä kohtaa osallistujilta kerätään tiedot, joita tarvitaan tulevaa tapahtumaviestintää varten.
Tämä on myös hyvä hetki kerätä muita tietoja, joita halutaan hyödyntää: kysymyksiä järjestäjälle, missä kanavassa osallistujat kuulivat tilaisuudesta, onko yritys heille ennestään tuttu tai haluaako osallistuja yhteydenoton myynniltä. Vastausten perusteella tulevaa viestintää voidaan personoida luomalla erilaisia automaatiopolkuja tai esimerkiksi lähettää myynnille automaattinen ilmoitus liidistä.
Ilmoittautumissivun linkki lisätään kutsukirjeeseen, joka on valmisteltu markkinoinnin automaatiotyökalu LianaAutomationissa. Kun osallistuja täyttää tietonsa ja ilmoittautuu tapahtumaan, tieto menee Eventillasta LianaAutomationiin, ja LianaAutomation lähettää vahvistuksen ilmoittautumisesta ilmoittautuneelle.
Kun henkilö on kerran ilmoittautunut, viestintä rullaa eteenpäin automaattisesti ja katkeamatta vahvistuksesta aina palautekyselyn lähettämiseen saakka. Kätevää!
Maksimoi osallistujien määrä
Automaation päällä rullaavat myös tapahtumamuistutukset: LianaAutomation tarkistaa Eventillasta esimerkiksi päivää ennen tapahtumaa, ketkä ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, ja muistuttelee lähestyvästä tilaisuudesta valitussa kanavassa – sähköpostitse, tekstiviestillä, WhatsApp-viestillä – onnistuupa se jopa postitse. Näin saavutetaan tehokkaasti kaikki ilmoittautuneet, eikä kukaan jää matkasta ainakaan unohduksen vuoksi.
Tapahtuman jälkeen ilmoittautuneet saavat linkin tallenteeseen suoraan sähköpostiinsa. Tällä tavoin halukkaat pääsevät katsomaan webinaarin, vaikka livelähetys jäikin välistä.
Markkinoinnin automaation avulla voit automatisoida myös tapahtumaviestinnän sisältöjä: hyödynnä esimerkiksi RSS-syötteitä ja tuo webinaaritallenteet tai tulevat webinaarit uutiskirjeisiisi verkkosivuiltasi.
Webinaaritallenteet tuodaan tallennekirjeisiin automaattisesti RSS-syötteenä.
Paranna palautteen avulla
Automatisoitu tapahtumaviestintä huipentuu palautteen keräämiseen: linkki kyselytyökaluun jaellaan tallennekirjeen mukana. Pieni porkkana kannustaa antamaan palautetta ja kertomaan oman mielipiteen tapahtumasta. Tässä kohtaa voit myös esimerkiksi pyytää kehitysideoita tai toiveita tulevia webinaareja varten ja jakaa palautteen sisäisesti eri tahoille automaattisena notifikaationa – esimerkiksi silloin, kun annettu arvosana on alittanut jonkin tietyn raja-arvon.
Ja sitten alkaakin olla valmista. Seuraavaa tapahtumaa järjestämään! Voit kopioida luomasi automaatioketjun ja hyödyntää sitä myös seuraavassa tilaisuudessasi tekemällä haluamasi muutokset.
Voit siis automatisoida esimerkiksi tapahtuman…
- kutsut ja sisällöt
- muistutukset
- tallennekirjeet
- palautekyselyt sekä
- tulevan viestinnän ja osallistujien segmentoinnin useassa eri kanavassa.
Tapahtumaviestinnän automatisoinnin hyödyt kootusti
- Yhtenäiset, täysin brändi-ilmeen mukaiset viestit ovat valmiina jo ennen itse tapahtumaa ja vapauttavat aikaa muuhun
- Viestintä rullaa jouhevasti ilmoittautumisesta aina palautteen keräämiseen
- Viestien sisältöjen automatisointi onnistuu esimerkiksi RSS-elementeillä
- Osallistujien segmentointi ja personoidun viestinnän rakentaminen onnistuu erilaisten automaatiopolkujen avulla osallistujien ilmoittautumissivulla antamien tietojen mukaan
Katso Lianan ja Eventillan käytännönläheinen webinaari, jossa kerromme, miten Lianan automaatiotyökalu ja uutiskirjetyökalu kytkeytyvät osaksi Eventilla-tapahtumahallintajärjestelmää. Katso webinaari.
Kiinnostuitko? Integraatio on maksuton Eventillan ja LianaAutomationin käyttäjille.
Kysy lisää Eventillan tai Lianan yhteyshenkilöltäsi tai ota yhteyttä alta.
Vieraskynässä: Emilia / Liana Technologies
