Maaliskuussa 2025 järjestetyssä ”Kaikki tapahtumista(ni): Tapahtumajärjestäjän parhaat vinkit” -webinaarissa pureuduttiin tapahtumien järjestämiseen ja onnistuneen tapahtuman keskeisiin elementteihin. Webinaarin asiantuntijavieraana toimi Jesse Koivurova Epic Eventsiltä, jolla on yli kymmenen vuoden kokemus tapahtumien järjestämisestä.
Katso webinaaritallenne:
Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan Youtubesta.
1. Uskalla lähteä kokeilemaan
Jesse Koivurova korostaa, että rohkeus kokeilla uutta on tärkeää tapahtumien järjestämisessä. Hänen oma tarinansa Rukan Pipolätkä -tapahtuman kehittämisestä on hyvä esimerkki siitä, miten pienestä ideasta voi kasvaa menestynyt tapahtuma. Ensimmäinen turnaus Kajaanissa oli vain kymmenen joukkueen pienimuotoinen tapahtuma, mutta Rukalla kautta se kasvoi maailman suurimmaksi pipolätkäturnaukseksi. Koivurova muistuttaa, että jokainen tapahtuma on alkanut jostain – tärkeintä on into lähteä tekemään, ja uskallus kysyä ja ehdottaa omia ideoitaan eteenpäin.
2. Valitse fiksut järjestelmät
Toimivat järjestelmät ja kumppanit ovat keskeinen osa onnistunutta tapahtumaa. Koivurova painottaa mahdollisimman monen toiminnon keskittämistä saman järjestelmän alle – näin tapahtuman tekemisessä säilyy tehokkuus ja järjestäjä pystyy keskittämään tekemisensä käytännön järjestelytyöhön usean järjestelmän hallinnoinnin sijaan.
3. Panosta tunnelman luomiseen
Jesse Koivurova painottaa, että tapahtuman tunnelma ei synny pelkästään infrastruktuurista tai rahallisista panostuksista, vaan aitoudesta ja ihmisten läsnäolosta. Hän käyttää esimerkkinä Rukan Pipolätkä -tapahtumaa, joka on vuosien varrella kehittynyt pelkistä kentistä ja pelaajista aidoksi talviurheilukarnevaaliksi. Vaikka tapahtumaan voisi sijoittaa miljoonia euroja valoihin ja muihin visuaalisiin elementteihin, tunnelman rakentamisessa keskeistä on osallistujien fiilis ja järjestäjien intohimo.
Koivurova korostaa, että tapahtuman ydin syntyy osallistujista ja heidän välisestä vuorovaikutuksesta. Järjestäjän tehtävänä on olla aidosti läsnä ja varmistaa, että osallistujat kokevat olevansa osa tapahtumaa. Koivurova itse haluaa kohdata pelaajat ja joukkueet henkilökohtaisesti, koska heidän kokemuksensa ja sitoutumisensa vaikuttavat suoraan tunnelmaan.
4. Ota somemarkkinointi haltuun
Webinaarissa Jesse Koivurova korostaa, että tapahtuman someviestinnän on oltava reaaliaikaista ja jatkuvaa, ei pelkästään jälkikäteen julkaistavaa sisältöä. Spontaanius toimii parhaiten – esimerkiksi viiksikisa syntyi vahingossa osallistujien aloitteesta ja kasvoi viraaliksi osaksi tapahtumaa. Somevastaavalle kannattaa antaa vapaat kädet reagoida tilanteisiin ja luoda sisältöä lennossa, sillä osallistujien aito läsnäolo ja vuorovaikutus ovat arvokkainta markkinointia
