Tapahtumat ovat enemmän kuin tiedon välittämistä ja kohtaamisia – ne ovat kokemuksia. Tämän päivän tapahtumaosallistujat etsivät aitoja, merkityksellisiä ja yksilöllisiä elämyksiä. Näiden elämysten tarjoamisessa personointi on tärkeää! Tapahtumakokemuksen personointi on tapahtuman räätälöimistä osallistujan mukaan, joko yksilöllisesti tai osallistujatyypeittäin. Personointi on tärkeää muistaa myös tapahtumaviestinnässä, jotta tapahtumasta tulee henkilökohtaisen tuntuinen jo ennen itse tapahtumaa.
Miksi tapahtumakokemuksen personointi on tärkeää?
- Syvempi yhteys: Kun osallistuja tuntee olonsa nähdyksi ja kohdatuksi, hän kokee syvempää yhteyttä tapahtumaan ja sen järjestäjään.
- Ikimuistoiset kokemukset: Personoidut kokemukset jäävät paremmin mieleen ja lisäävät osallistujan sitoutumista.
- Parempi ROI: Onnistunut tapahtumakokemus johtaa tapahtuman suositteluun, uudelleen osallistumiseen ja mahdollisesti myös lisämyyntiin.
Tapahtumakokemuksen personointi
- Tunne yleisösi: Kerää tietoa osallistujista: heidän kiinnostuksen kohteistaan, taustoistaan ja tavoitteistaan. Hyödynnä ilmoittautumislomaketta osallistujien tietojen keräämisessä, äläkä tyydy keräämään pelkkiä yhteystietoja.
- Segmentoi yleisö: Jaottele osallistujat pienempiin ryhmiin yhteisten ominaisuuksien perusteella. Segmentoinnin avulla voit tarjota kohdennettua tapahtumaviestintää, valittuja sisältöjä ja aktiviteetteja.
- Hyödynnä teknologiaa: Tapahtuma-alustat, automatisoitu tapahtumaviestintä ja muut teknologiat mahdollistavat reaaliaikaisen personoinnin. Esimerkiksi osallistuja voi saada räätälöityjä suosituksia tapahtuman aikana sen perusteella, mihin ohjelmiin hän on osallistunut.
- Luo vuorovaikutusta: Kannusta osallistujia osallistumaan tapahtumaan myös sosiaalisen median kautta. Reagoi heidän kommentteihinsa ja kysymyksiinsä.
- Yllätä positiivisesti: Pienet, yllättävät eleet voivat tehdä suuren vaikutuksen. Esimerkiksi osallistujan nimen mainitseminen, henkilökohtainen tervehdys tai pieni lahja voivat tehdä päivästä ikimuistoisen!
Tapahtumakokemuksen personointia helpottaa toimiva tapahtumanhallintajärjestelmä, jonka avulla esimerkiksi osallistujatietojen kerääminen ja käsittely onnistuu ilman manuaalista työtä. Muistathan myös säilyttää tapahtuman yhteydessä kerätyt henkilötiedot tietoturvallisesti!
Tapahtumaviestinnän personointi
- Hyödynnä muuttujia: Käytä viestinnässä osallistujan nimeä ja muita hänestä keräämiäsi tietoja.
- Kohdenna viestintä huolellisesti: Lähetä osallistujille vain heille relevanttia viestintää – ei saapumisohjeita etäosallistujille tai puheenvuoron materiaaleja heille, jotka eivät osallistuneet kyseiseen tapahtumaosioon.
- Valitse viestinnän tyyli: Muokkaa tapahtumaviestinnän tyyliä aina tapahtumaan sopivaksi. Asiatapahtumissa yleiskieli on hyvä valinta, rennommissa tapahtumissa voit kirjoittaa viestintää hieman hauskemmalla sävyllä.
Esimerkkejä personoiduista tapahtumakokemuksista
- Konferenssi: Osallistujat voivat valita itse haluamansa workshopit ja luennot. He saavat myös henkilökohtaisen aikataulun ja suosituksia valintojensa perusteella.
- Seminaari: Osallistujille tarjotaan mahdollisuus verkostoitua muiden saman alan ammattilaisten kanssa. He voivat myös osallistua keskusteluihin ja kysymyksiin.
- Yritystapahtuma: Asiakkaille tarjotaan räätälöityjä tuote-esittelyjä ja palveluja. He voivat myös osallistua kilpailuihin ja arvontoihin, jotka on rakennettu juuri heidän tarpeitaan ajatellen.
Eventilla-tapahtumanhallinta helpottaa tapahtumakokemuksen personointia kaikenlaisissa tapahtumissa. Lue lisää Eventillan käyttökohteista täältä!
Muista, että tapahtumakokemuksen personointi ei ole vain teknologiaa, vaan ennen kaikkea ihmisten kohtaamista. Kun ymmärrät osallistujasi tarpeet ja toiveet, voit luoda unohtumattomia elämyksiä, jotka jäävät pitkäksi aikaa mieleen.
