Tapahtumien järjestäminen voi olla haasteellista, mutta oikean tapahtumanhallintatyökalun avulla siitä voidaan tehdä tehokkaampaa ja sujuvampaa. Yksi keskeinen osa tapahtuman onnistunutta toteuttamista on kutsuprosessi – kuinka automatisoida kutsut ja tehdä prosessista helppo ja tehokas? Kutsujen lähettämisen omaan tapahtumaan ei tarvitse olla vaikeaa!
1. Ajasta kutsut etukäteen
Kutsujen ajastaminen etukäteen vapauttaa tapahtumajärjestäjän aikaa juuri ennen tapahtumaa. Inhimilliset näppäilyvirheet kutsuissa tulee myös helpommin huomattua, mikäli kutsuja kirjoittaessa ei ole kiire. Hyödynnä tapahtumanhallintajärjestelmän ajastustoimintoa, joka mahdollistaa kutsujen ajastamisen joko juuri tiettynä päivänä tiettyyn aikaan tai esimerkiksi kolme viikkoa ennen tapahtumaa ja uudestaan vielä muutama päivä ensimmäisestä kutsusta. Näin sinun ei myöskään tarvitse juuri järjestelyiden kiihtyessä muistaa lähettää kutsuja.
2. Mahdollisuus kieltäytyä kutsusta
On tärkeää tarjota osallistujille mahdollisuus kieltäytyä kutsusta vaivattomasti. Laadukas tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa kutsusta kieltäytymisen yhdellä klikkauksella, jotta kyseiselle kutsuttavalle ei enää turhaan lähetetä muistutuksia kutsusta. Tämä mahdollistaa myös osallistujan paikan vapauttamisen jollekin toiselle hyvissä ajoin!
3. Ei kutsuja uudestaan jo ilmoittautuneille
Varmista, ettei kutsuja lähetetä uudestaan jo ilmoittautuneille – tästä aiheutuu turhaa hämmennystä osallistujissa. Tapahtumanhallintatyökalun avulla suodatat lähetyksestä pois jo tapahtumaan ilmoittautuneet, sekä kutsusta kieltäytyneet. Näin vältät turhaa toistoa ja viestintäsi vaikuttaa ammattimaiselta.
4. Vahvistusviesti heti ilmoittautumisen jälkeen
Vahvistusviesti kuittaa vaivattomasti osallistujalle, että hänen ilmoittautumisensa on rekisteröity ja asia on hänen osaltaan kunnossa. Vahvistusviestiin kannattaa upottaa kalenterimerkintä, jotta ilmoittautuja voi suoraan viestistä merkitä tapahtuman kalenteriinsa. Tapahtumanhallintatyökalun käyttö mahdollistaa myös esimerkiksi osallistujatietojen tuomisen vahvistusviestiin sekä peruutusmahdollisuuden suoraan vahvistusviestistä ilman välikäsiä niin haluttaessa.
5. Automaattinen jonotuslista
Mahdollisuus tarjota tapahtumasta vapautunutta paikkaa automaattisesti jonossa seuraavalle varmistaa, että tapahtumasi täysi kapasiteetti tulee hyödynnettyä. Mikäli oman ilmoittautumisen peruminen on mahdollistettu osallistujille, hoituu paikkojen vapauttaminen täysin ilman tapahtuman järjestäjän manuaalista työtä! Tämä säästää valtavasti aikaa ja kapasiteettiä järjestäjältä muihin tärkeisiin tehtäviin.
+ 1. Helppo ilmoittautuminen
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, tapahtumanhallintatyökalulla varmistat että tapahtumaasi ilmoittautuminen on osallistujille helppoa. Voit viedä osallistujat suoraan kutsuun upotetusta painikkeesta oman ilmeesi mukaiselle ilmoittautumislomakkeelle. Mitä helpompaa ja nopeampaa ilmoittautuminen on, sitä enemmän osallistujia saat mukaan.
Tutustu Eventilla tapahtumanhallintatyökalun ominaisuuksiin ja nauti vaivattomasta tapahtumien järjestämisestä. Automatisoi kutsuprosessi, optimoi osallistujakokemus ja tee tapahtumastasi menestys alusta loppuun.
Yksinkertaisuus ja tehokkuus – se on avain onnistuneisiin tapahtumiin! 🚀✨
