Tapahtuman budjetti on yksi tapahtumajärjestämisen tärkeimmistä osa-alueista – sillä vain onnistunut budjetointi mahdollistaa tapahtumien järjestämisen jatkossakin! Tässä artikkelissa käydään läpi tapahtuman budjetin laatiminen, tärkeimmät huomioitavat asiat ja vinkataan tätä työtä helpottavista järjestelmistä!
Miksi tapahtuman budjetti on tärkeää laatia?
Tapahtumabudjetin laatiminen auttaa varmistamaan, että resurssit käytetään järkevästi ja että tapahtuman tavoitteet saavutetaan. Budjetti auttaa:
- Ennakoimaan ja hallitsemaan kuluja
- Välttämään yllättäviä kustannuksia
- Seuraamaan tapahtuman taloudellista suorituskykyä
- Raportoimaan ja arvioimaan tapahtuman kannattavuutta
Ilman selkeää budjettia tapahtuman järjestäminen voi yllättää liian suurilla kustannuksilla etenkin, jos tapahtumassa on paljon pieniä erikseen kertyviä kulueriä. Tapahtumabudjetin laatimisessa on myös huomioitava, että osa kuluista on kiinteitä eli osallistujamäärästä riippumattomia, ja osa taas osallistujakohtaisia. Sama pätee myös tapahtuman tulopuoleen, joten ilman huolellisuutta talouspuolen hallitseminen ei suju!
Tapahtuman budjetti – laatimisen vaiheet
1. Tavoitteiden määrittely
Ennen tapahtuman budjetin laatimista on tärkeää määrittää tapahtuman tavoitteet. Onko kyseessä asiakastilaisuus, henkilöstötapahtuma vai messuosallistuminen? Onko toiveissa tuottaa voittoa tapahtumalla vai pysyä yritysjohdon antamassa virkistysbudjetissa? Kannattaa myös varmistaa, että kaikki tapahtumajärjestämiseen osallistuvat ovat tietoisia tapahtuman tavoitteista!
2. Tulojen ja kulujen arviointi
Tapahtumabudjetin keskiössä ovat tulot ja kulut. Osa tapahtuman kuluista on kiinteitä, kuten esimerkiksi tilavuokra tai esiintyjän palkkio ja osa taas osallistujakohtaisia, kuten esimerkiksi ruokatarjoilun kulut. Tuloja tapahtuma voi tuottaa osallistujakohtaisesti lipunmyynnillä, tai kiinteästi esimerkiksi sponsorituloilla.
Tuloja syntyy mm.
Lipunmyynnistä, sponsori- ja yhteistyökumppanimaksuista sekä tuotemyynnistä tapahtuman yhteydessä
Miten Eventilla tukee tapahtumajärjestäjää lipunmyynnissä? Lue lisää täältä!
Kuluja syntyy mm.
- Tapahtumapaikasta: vuokra, tekninen varustus
- Markkinoinnista ja viestinnästä: digitaalinen markkinointi, ilmoitukset, materiaalit
- Tarjoilusta: ruoka ja juoma
- Ohjelmasta ja esiintyjistä: esiintyjien palkkiot, ohjelman toteutus
- Logistiikasta ja henkilöstöstä: kuljetukset, työntekijöiden palkat
3. Riskienhallinta ja varautuminen
Tapahtumabudjetti on aina arvio, ja kaikkeen ei voi varautua etukäteen. Siksi onkin tärkeää varata budjettiin puskuria yllättäviin menoihin. Tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen n. 5-10 prosentin hätävarapuskurin pitäisi riittää kuittaamaan tapahtuman järjestämisessä esiin nousevat yllätykset.
4. Budjetin seuranta ja päivitys
Tapahtuma budjetin seuranta on jatkuva prosessi. Kustannusten ja myynnin kehitystä tulee seurata koko tapahtumaprojektin ajan – helpoiten tämä onnistuu juuri tapahtumabudjetin hallintaan tarkoitetulla järjestelmällä. Eventillan budjetointityökalu mahdollistaa tapahtumabudjetin kehittymisen seuraamisen reaaliajassa suoraan tapahtumanhallintajärjestelmästä. Budjetointityökalu näyttää yhteenvedossaan myös esimerkiksi käytetyt alekoodit ja myydyt lipputyypit, jolloin koko tulo- ja menorakenteen hahmottaminen on helppoa.
Lue lisää Eventillan budjetointityökalusta!
Vinkkejä tapahtuman budjetin hallintaan
- Hyödynnä aikaisempien tapahtumien dataa: Analysoi aiempien tapahtumien budjettitietoja ja tunnista mahdolliset säästökohteet.
- Kilpailuta palveluntarjoajat: Pyydä tarjoukset useammalta toimittajalta ja neuvottele hinnoista. Aloita kilpailutukset ajoissa, jotta huolelliseen työhön jää riittävästi aikaa!
- Mittaa markkinoinnin vaikuttavuutta: Suunnittele markkinointibudjetti tarkkaan ja kohdenna resursseja kanaviin, jotka tuottavat eniten osallistujia.
- Seuraa ja raportoi reaaliajassa: Seuraa budjetin toteutumista ja tee tarvittaessa muutoksia nopeasti. Hyödynnä esimerkisi Eventillan budjetointityökalua.
Huolellinen suunnittelu ja jatkuva seuranta auttavat pitämään tapahtuman kustannukset kurissa ja varmistamaan taloudellisen onnistumisen. Muista, että budjetin laadinta ei ole vain numeroita – se on myös strategista suunnittelua, joka tukee tapahtuman tavoitteiden saavuttamista. Huomio siis budjettipuoli jo heti tapahtuman konseptia suunnitellessasi!
Etsitkö vielä lipunmyyntijärjestelmää tapahtumallesi? Katso tärkeimmät lipunmyyntijärjestelmän ominaisuudet artikkelistamme, jotta osaat valita oikein!
Lipunmyyntijärjestelmä omalle tapahtumalle? 5 + 1 tärkeintä ominaisuutta
