Moni tapahtumajärjestäjä ymmärtää, että tapahtumien onnistumista pitäisi pystyä mittaamaan objektiivisesti ja järjestelmällisesti. Tällainen mittaaminen onnistuu vain, jos tapahtumien järjestävällä taholla on valittuna muutama tärkein mittari, joita käytetään systemaattisesti ja pitkäjänteisesti. Tällaisia mittareita kutsutaan usein KPI:ksi, joka on lyhenne englannin kielen sanoista Key Performance Indicator. KPI ei siis itsessään ole mittari, vaan erilaisia KPI:tä voidaan määrittää tilanteesta riippuen.
Jos haluat perehtyä tarkemmin palautteen keräämisen prosessiin, lukaise aiempi tekstimme Tapahtumapalautteen kerääminen!
Millaiset KPI:t tapahtumalle sitten kannattaisi valita?
Toki tämä riippuu paljon järjestettävän tapahtuman luonteesta ja tavoitteesta. On kuitenkin järkevää hyödyntää jonkinlaista KPI-mittareiden runkoa kaikissa omissa tapahtumissaan, jotta tapahtumista saatavaa dataa on mahdollista vertailla keskenään. KPI-mittareilla kerätyn datan avulla voit paitsi kehittää tapahtumiasi paremmiksi, myös määrittää ne tapahtumatyypit jotka toimivat sinun kohderyhmällesi parhaiten.
Yleisesti käytettyjä mittareita ovat:
- Ilmoittautuneiden määrä
- Lipunmyynti euroissa
- Kävijöiden määrä
- No-show % (eli kuinka iso osa ilmoittautuneista jätti tulematta)
- Näkyvyys
- Osallistujien aktiivisuus
- Uudet liidit
- Toteutunut myynti
KPI-mittareiden ei siis tarvitse olla mitään hankalia, isoja laskutoimituksia vaativia tunnuslukuja, vaan hyvin yksinkertaisilla mittauksilla päästään yleensä pitkälle. Iso osa järkevistä mittareista on itseasiassa sellaisia, jotka kirjataan ylös automaattisesti, jos käytät tapahtuman järjestämiseen siihen tarkoitettuja työvälineitä. Tällöin huolehdittavaksi jää vain lukujen kerääminen yhteen ja seuraaminen läpi ajan.
Näistä mittareista muutama kannattaa valita käyttöön jatkuvaa tapahtumien kehittämistä ajatellen. Kaikkea ei tarvitse mitata heti, vaan 1-3 mittaria riittää alkuun aivan hyvin. Yritykset käyttävät usein aimo osan markkinointibudjetistaan tapahtumiin – etenkin jos tapahtuman kuluihin lasketaan niiden järjestämiseen kulunut työaika, joten jonkinlaista dataa tapahtumien todellisesta vaikutuksesta tulee olla. Huolellisesti valituilla KPI-mittareilla pystytään arvioimaan mikä osa tapahtumien järjestämisestä sujuu ja mihin pitää jatkossa kiinnittää huomiota.
Jos esimerkiksi tapahtumiin saadaan isot määrät ilmoittautujia, mutta no-show prosenttia ei seurata ollenkaan on turha ihmetellä miksi tapahtuman osallistujat eivät olleet alkuunkaan aktiivisia. Jos taas haasteita havaitaan siinä, että tapahtumiin todella osallistuu paljon porukkaa mutta löydetyt liidit eivät konvertoidu myynniksi kassaan voi kehittämistä ollakin tapahtumanhallinnan sijaan myynnin prosesseissa!
Kuten aina datan kanssa toimittaessa, tärkeintä on päästä alkuun mittaamisen kanssa ja todella hyödyntää kerättyä tietoa. Vaarana mittaamisessa on, että alkukankeuden jälkeen dataohjautuva kehittäminen vie mennessään, ja kohta huomaatkin haluavasi tietää aina vain lisää ja lisää tapahtumasi tunnuslukuja…
psst.. jos kaipaat nopeaa ja kätevää työkalua tapahtumapalautteen keräämiseen tutustu Eventilla Surveysiin täältä.
