Maailmanlaajuisen virustilanteen kehittyessä myös kotimaassa varaudutaan perumalla tapahtumia. Äkillinen peruminen H-hetkillä on taloudellisesti suuri menetys, puhumattakaan osallistujien pettymyksestä tai järjestäjätiimin kuukausien hukkaan heitetystä työstä. Jos osallistujat eivät voi saapua fyysisesti paikalle, haastamme sinut käyttämään mielikuvitustasi: voisiko tapahtuman siirtääkin verkkoon? Elämmehän vahvasti online-maailmassa, jossa verkostoituminen, kohtaaamiset ja uuden oppiminen onnistuvat myös ilman varsinaista live-kontaktia.
Tässä artikkelisarjassa kerromme kuinka viet tapahtumasi verkkoon onnistuneesti: mitä työkaluja tarvitaan, millainen tekniikka toimii tuotannossa parhaiten ja kuinka varmistat laadukkan lähetyksen osallistujille.
Oikeat työkalut
Kun tapahtumasi perutaan tai muutetaan online-tapahtumaksi, nousee viestintä suureen rooliin. Tilanteesta tulee tiedottaa tehokkaasti ja samalla tarjota mahdollisuus ilmoittautua osallistujaksi webinaariin. Sähköpostiviestintä toimii useimmissa tapauksissa, mutta mikäli joudut tekemään tapahtumaasi muutoksia viime hetkillä, voi tekstiviesti olla toimivin viestintämuoto. Sinulla tulisikin olla toimiva järjestelmä asiakkaidesi kanssa viestimiseen.
Online-tapahtuma, verkkoseminaari eli webinaari vaatii palvelun, joka avulla osallistujille voidaan luotettavasti toimittaa kuva ja ääni tapahtuman esiintyjiltä. Hieman tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen voidaan myös päästää osallistujat ääneen – ehkä jopa kuvan kera.
Ilmaispalveluilla järjestät jo hyvin monipuolisesti tapahtumia, kun taas maksulliset palvelut tarjoavat enemmän osallistujakapasiteettia sekä ominaisuuksia, kuten webinaarin tallentamisen myöhempää esitystä varten ja interaktiivisia toimintoja (esim. äänestäminen ja kysymysten esittäminen). Onkin tärkeää tutustua palvelun ominaisuuksiin ja hintaportaisiin. Oikean palvelun valinnalla voit helpottaa webinaarin järjestämistä merkittävästi ja säästää kustannuksissa. Sopivia palveluja tarjoavat ainakin Google Meet, GoToWebinar, Zoom, Bluejeans sekä Webinarjam.
Tarkistuslista webinaaripalvelulle
Eli huomioi nämä, kun valitset käyttöösi sopivaa webinaaripalvelua:
- Kuinka monta osallistujaa voi seurata lähetystä yhtä aikaa?
- Lähetyksen tallennustila
- Mahdolliset äänestykset ja kysymykset
- Kommentointi (yksityisesti osallistujalle, yleiset kommentit?)
- Osallistujien mahdollisuus osallistua lähetykseen
- Kuvan ja ruudunjaon vaihtaminen, limittäin esittäminen
- Selainikkunan tai pelkän selaimen välilehden jakaminen
Seuraavassa artikkelissa käsittelemme muiden webinaarityökalujen valintaa.
Muuta huomioitavaa
Webinaari kannattaa suunnitella ja aikatauluttaa hyvin etukäteen, jotta osallistujat tietävät esimerkiksi kauanko aikaa varata tapahtumaan osallistumiseen. Myös mahdollisille kysymyksille tai verkostoitumiselle kannattaa jättää aikaa webinaarin loppuun.
Tapahtuman jälkeen on hyvä muistaa kysyä palautetta osallistujilta. Kun otat palautteen kysymisen tavaksi, voit helposti seurata trendejä osallistujien tyytyväisyydessä sekä havaita mahdollisia epäkohtia. Näin rakennat seuraavasta tapahtumastasi entistäkin paremman!
Seuraavassa artikkelissamme käsittelemme webinaaristudion rakentamista. Lue myös vinkkimme tapahtumaviestintään poikkeustilanteissa.
