Tapahtumien järjestäminen voi olla haastavaa, mutta toimivan tapahtumanhallintajärjestelmän avulla sen voi tehdä helpommaksi ja tehokkaammaksi. Tässä blogikirjoituksessa kerromme, miten QR-koodeja kannattaa tapahtumissa hyödyntää. QR-koodilliset liput ja niiden automaattinen lähettäminen osallistujille tekevät tapahtuman järjestämisestä ja niihin osallistumisesta vaivatonta. Mobiilisovelluksemme EventillaApp tarjoaa maksuttoman vaihtoehdon näiden lippujen lukemiseen ilman erillistä laitteistoa. QR-koodeja voi hyödyntää myös paikan päällä tapahtumassa sekä vaivattoman saapumisen mahdollistajina jo ennen tapahtumapaikalle pääsyä!
1. QR-koodilliset liput: nopea ja kätevä tapa osallistua
QR-koodilliset liput ovat helppo ja osallistujille tuttu tapa osallistua tapahtumiin. Eventilla mahdollistaa automaattisen QR-koodillisten lippujen lähettämisen osallistujien sähköpostiin heti ilmoittautumisen tai lipun oston jälkeen. QR-koodit lisätään Eventillasta lähteviin viesteihin yksinkertaisesti muuttujan avulla – QR-koodia lippua varten ei tarvitse generoida erillisellä työkalulla. QR-koodeja hyödyntämällä osallistujat saavat helposti liput käyttöönsä ja voivat saapuessaan tapahtumaan näyttää lippunsa älypuhelimestaan.
2. Automaattinen lähetys: säästä aikaa ja vaivaa
Lipun lähettäminen osallistujille kannattaa automatisoida. Suosittelemme lähettämään QR-koodin osallistujille useampaan kertaan, jotta se on helposti löydettävissä kun sitä tarvitaan. Eventilla mahdollistaa lipun QR-koodin upottamisen suoraan sähköpostiviestiin kuvana tai erillisen lipun linkittämisen sähköpostiviestiin. QR-koodien lähettäminen useampaan kertaan on myös helppo ajastaa yhdellä kertaa, eikä lippujen toimittamisesta enää tarvitse tapahtuman lähestyessä huolehtia. Rakentamalla tapahtumaviestinnän huolellisesti etukäteen, voit olla varma että osallistujien on helppo saapua tapahtumaasi!
3. Helppo sisäänkirjautuminen EventillaAppin avulla
EventillaApp-mobiilisovellus tekee osallistujien sisäänkirjautumisesta helppoa. Sovellus mahdollistaa QR-koodillisten lippujen lukemisen millä tahansa älypuhelimella, jossa on toimiva kamera. Sisäänkirjautuminen tapahtuu käden käänteessä – ei enää hitaita nimilistoja tai paperilippujen kanssa säätämistä. Tapahtumaan sisään kirjatut päivittyvät myös reaaliajassa Eventillan raporteille, jolloin vieraiden saapumista on helppo seurata myös heidän, jotka eivät ole ovella töissä. EventillaApp on ladattavissa maksutta sekä App Storessa että Google Playssa.
4. Lisätiedot ostoista yhdessä QR-koodissa
Joskus tapahtuman sisällä on osioita, joihin osallistuminen ei kuulu peruslipun hintaan. Esimerkiksi tietyt luennot, esitykset tai vaikkapa lounastarjoilu voivat olla tällaisia lisämaksullisia osioita. Nämä kaikki voidaan helposti maksaa Eventillassa lippua ostettaessa, ja tieto näistä lisämaksullisista osioista tulostuu myös osallistujan henkilökohtaiseen QR-koodiin. Näin eri osioihin ei tarvitse lähettää erillistä lippua, vaan esimerkiksi lounaan ostaneilta voidaan ravintolan ovella skannata sama lippu kuin ulko-ovellakin!
5. Tapahtumapalautteet QR-koodilla paikan päältä
Osallistujia voi olla haastavaa saada innostettua antamaan palautetta tapahtuman jälkeen. Livetapahtumissa kannattaakin palautteen antaminen mahdollistaa jo tapahtuman aikana. Helposti tämä onnistuu asettamalla tapahtumatilaan esille tulostettuja QR-koodeja, jonka lukemalla osallistujat pääsevät suoraan palautekyselylle. Mikäli palautekyselyn QR-koodit ovat esillä koko tapahtuman ajan, kannattaa sallia kyselyyn vastaaminen useampaan kertaan – näin osallistujat voivat kirjata ylös huomioitaan sitä mukaa kun niitä tulee.
Etsitkö kotimaista työkalua tapahtumapalautteisiin? Tutustu Eventilla Surveys-kyselytyökaluun!
5. QR-koodien hyödyntäminen tapahtumapaikalle saapumisessa
Vaivaton saapuminen tapahtumaan kannattaa varmistaa jo siitä hetkestä lähtien, kun osallistujat saapuvat tapahtumapaikkakunnalle. Lippujen QR-koodeja on mahdollista hyödyntää esimerkiksi lippuina joukkoliikenteeseen, kuten Turussa tehtiin vuoden 2017 tapahtumassa. Osallistujilta tuli valtavasti positiivista palautetta siitä, että paikallisliikenteen busseihin pystyi hyppäämään kyytiin ilman ainaista pohdintaa siitä, millä sovelluksella tai maksutavalla juuri tämän kaupungin julkisessa liikenteessä maksetaan. Joskus tällaiset pienet hiotut yksityiskohdat jäävät juuri parhaiten mieleen!
Kun halutaan järjestää laadukkaita tapahtumakokonaisuuksia joihin osallistuminen on vaivatonta, toimiva tapahtumanhallinta tekee kokonaisuuden hallinnasta helppoa. Tällöin tapahtuman järjestäjällä jää aikaa hioa myös pienet yksityiskohdat kuntoon!
Tutustu Eventilla tapahtumanhallintaan ja tuo tapahtumasi uudelle tasolle. QR-koodilliset liput, automaattinen ja ajastettu lähetys, ja helppo sisäänkirjautuminen ovat vasta alkua – moderni tapahtumanhallinta odottaa sinua.
Ole edelläkävijä tapahtumien järjestämisessä Eventillan kanssa! 🌟🎉
