Suomen Ekonomit on Akavan neljänneksi suurin jäsenjärjestö yli 58 000 jäsenellään. “Meillä järjestetään tapahtumia ihan laidasta laitaan.” Ekonomien Krista Karusalmi kertoo. Ennen koronapandemiaa Ekonomien tapahtumien pääpaino oli livetapahtumissa, mutta pandemian aikana tapahtumat siirtyivät isolla harppauksella verkkoon. “Nyt järjestämme paljon webinaareja, verkkokursseja, verkkovalmennuksia ja ihan isoja livetapahtumiakin. Osa tapahtumistamme järjestetään myös hybriditoteutuksena, jolloin osallistuminen on mahdollista sekä etänä että paikan päällä.” Krista jatkaa. “Isot valtakunnalliset tapahtumat ovat pääasiassa Suomen Ekonomien vastuulla ja näiden lisäksi meidän 39 jäsenyhdistystä järjestää paikallisesti ihan hurjan paljon tapahtumia jäsenilleen.” hän valottaa. Sen lisäksi, että tapahtumia järjestetään laajalla joukolla, on Ekonomeilla useita jäsentyyppejä, jotka oikeuttavat osallistumaan eri tapahtumiin.
Miten Suomen Ekonomit pitävät tämän paletin hyppysissä ja järjestävät vuodesta toiseen valtavan suosittuja tapahtumia?
Helppo työkalu ja loistava asiakastuki on kaiken A ja O
Helppokäyttöinen tapahtumanhallintasovellus on kaiken tekemisen pohja. “Kun Eventilla valikoitui meille käyttöön vuonna 2018, oli selvää että järjestelmän pitää olla sellainen, jota epäsäännöllisemminkin käyttävä henkilö pystyy käyttämään. Meillä on niin iso porukka tässä tapahtumia tekemässä – me tarjoamme kaikille jäsenyhdityksillemme Eventillan käytön ja kokoamme sekä valtakunnalliset että paikalliset tapahtumat verkkosivuillemme.” Krista kertoo . “Eventillan loistava käyttäjätuki on myös osoittautunut meille todella arvokkaaksi – sieltä saa aina nopeasti avun pieniin ja vähän isompiinkin haasteisiin.” hän lisää.
Tapahtumat esille – ilmoittautuminen tunnistautumisen taakse
Tapahtumien näyttäminen verkkosivuilla tyylikkäänä ja visuaalisena kokonaisuutena on Ekonomeille tärkeää – näin jo jäsenyyttä harkitseva näkee yhdellä vilkaisulla millaisia tapahtumia järjestö jäsenilleen tarjoaa. “Meillä on olemassa neljä eri jäsentyyppiä: ekonomijäsen, kylterijäsen, kylteri+ jäsen sekä juniorijäsen.” Krista kertoo. “Tapahtumamme on sitten aina tarkoitettu jollekin tai joillekin näistä jäsentyypeistä.” hän jatkaa. Jäsenrekisteri-integraatio on siis Ekonomien tapauksessa aivan avainasemassa, jotta ilmoittautuminen saadaan hoitumaan jäsenelle vaivattomasti. Henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan integraatio tunnistaa hänen jäsenyytensä ja päästää ilmoittautumaan juuri niihin tapahtumiin, jotka on hänelle tarkoitettu. “Tämä jäsenrekisteri-integraatio on meille ihan ehdoton, sillä ilman sitä ilmoittautumisten hallinta ja vastaanotto kävisi näin laajassa järjestössä ja tällä tapahtumavolyymilla todella hankalaksi. Muutenkin hyödynnämme paljon Eventillan rajapintaa – tieto ilmoittautumisista valuu esimerkiksi suoraan meidän CRM:n puolelle.” Krista kertoo.
Kaikki hyödyt irti järjestelmästä asiantuntijoiden avustuksella
Itse tapahtumanhallinnan työkalun lisäksi Krista kokee saaneensa Eventillan asiantuntijoilta tärkeää apua ja tukea järjestelmän fiksuun käyttöön. “Eventillan asiantuntijoiden kanssa on aina ollut sellainen olo, että he oikeasti miettivät mikä on meille paras ratkaisu ja ymmärtävät meidän tapahtumaprosessin.” Krista kertoo. “Koskaan ei ole palavereissa tullut sellaista kiusallista myyjä ja ostaja asetelmaa, vaan Tuuli ja Markus ovat oikeasti pyrkineet ratkaisemaan meidän haasteet meille parhaalla tavalla.” hän lisää. Asiakaslähtöinen tekeminen näkyy Eventillalla Kristan mielestä myös tuotekehityksessä. “Me päästiin mukaan projektiin kun Eventillalla alettiin kehittää kyselytyökalu Eventilla Surveysiä. Oli kiinnostavaa olla siinä mukana ja nähdä miten meidän ehdottamamme muutokset koodattiin tuotteeseen mukaan. Mielestäni se oli ihan malliesimerkki siitä, miten asiakaslähtöisesti voidaan softatuotteita kehittää.” hän kertoo.
Yhteistyövuosien aikana on käynyt selväksi, että Eventilla taipuu tapahtumanhallinnan työkaluksi Ekonomien monipuoliseen käyttöön loistavasti. “Ihan turhaa on minusta hakata päätä seinään heikosti toimivien ratkaisujen kanssa, kun tarjolla on oikeasti tapahtumiin erikoistuneita valmiita ratkaisuja kuten Eventilla.” Krista miettii. “Oikeastaan voinkin suositella Eventillaa ihan kaikille, jotka jonkinlaisia tapahtumia järjestävät!”
