Online-tapahtumiin osallistuminen on ihastuttavan helppoa. Ei tarvitse valita edustavia vaatteita, matkustaa paikalle tai varata hotellia. Sen kun aamulla tukka pystyssä kaivaudut viltin sisään sohvalla ja avaat läppärin näytön. Ohjelma alkaa, mutta vielä vähän väsyttää. Keittelet kahvit ensimmäisen puheenvuoron aikana. Jatkat sujuvasti tiskikoneen kimppuun, ja palatessasi läppärin ääreen ensimmäinen puheenvuoro on jo ohi. Sähköpostikin tuuttailee ilmoituksia tasaiseen tahtiin, ehkä tässä samalla vastailen niihin tärkeimpiin… Tapahtuma oli varmasti oikeinkin mukava, mutta lopulta mitään ei jäänyt käteen.
Miten tapahtumajärjestäjä voi välttää yllä kuvatun skenaarion toteutumisen oman tapahtumansa kohdalla?
On totta, että kotisohvalla osallistujien huomiosta kilpailee hyvin paljon enemmän asioita kuin auditoriossa, jossa tapahtuman ohjelma on ainoa heidän aistejaan stimuloiva ärsyke. Jo silkka kohteliaisuus esiintymässä olevaa ihmistä kohtaan saa valtaosan yleisöstä kiinnittämään huomionsa itse ohjelmaan. Online-tapahtumista on kuitenkin mahdollista tehdä aivan yhtä mukaansatempaavia kuin livetapahtumistakin!
Varmista ainakin nämä:
1. Äänenlaatu
Tärkeintä onlinessa on varmistaa osallistujille kuuluvan äänen laatu. Mikään ei saa mielenkiintoa puheenvuoroa kohtaan lopahtamaan niin tehokkaasti kuin särisevä tai kaikuva ääni. Tietokoneen näytöllä tapahtuvan ohjelman päälle tulee herkästi avattua milloin mitäkin “tärkeää” joten laadukas ääni takaa tapahtuman pariin palaamisen keskittymisen herpaantumisen jälkeen.
2. Vaihteleva ohjelma
Pitkät puheenvuorot puuduttavat onlinessa nopeasti. Pidä siis huolta, että online-tapahtumassasi tapahtuu jotain tiheästi. Katkaise ohjelmaa useaan kertaan osallistamalla osallistujia, vaihtamalla kuvakulmaa tai siirtämällä lähetys välillä juontajan käsiin studioon. Sopiva vaihteluväli on niinkin lyhyt kuin viisi minuuttia!
3. Osallistaminen
Jos ihmiset eivät jaksa kuunnella pitkiä puheenvuoroja, älä oleta heidän jaksavan. Kannusta yleisöä kysymään kysymyksiä, ja huolehdi että esiintyjät pystyvät niihin vastaamaan. Helppo tapa aktivoida hieman passiivisempaakin yleisöä ovat simppelit kyselyt, joihin vastaaminen ei ole vaikeaa. Kysy siis helppoja kysymyksiä – aktivoivissa kyselyissä 3-4 lyhyttä vastausvaihtoehtoa on maksimi. Muista ottaa yleisön ajatukset myös ohjelmassa huomioon ja osoittaa että kuuntelet heitä!
4. Verkostoituminen
Verkostoituminen muiden osallistujien tai esiintyjien kanssa on loistava keino pitää online-tapahtuman osallistujien mielenkiintoa yllä. Vaikka verkostoitumiseen käytettävä aika olisikin varattu vasta tapahtuman loppuun, on osallistujilla aivan erilainen motivaatio kuunnella puhujaa jos heillä on tämän kanssa pikainen tapaaminen vielä samana päivänä. Tapaamiset mahdollistavia verkostoitumistyökaluja on tarjolla useita, mutta jos niitä ei koeta tarpeelliseksi voi tapaamisaikojen varaamisen hoitaa vaikkapa ilmoittautumislomakkeella.
5. Tarinallistaminen
Tarinoiden kertominen on toimiva tapa opettaa ja inspiroida. Vaikka online-tapahtumasi aihe olisi miten teoreettinen, ujuta ohjelmaan mukaan tarinallisia elementtejä. Voit kuljettaa tarinaa mukana koko tapahtuman ajan, tai luvata osallistujille ohjelman lopussa tosielämän esimerkkejä aihealueestasi. Henkilökohtaiset, yllättävät tai liikuttavat tarinat kiinnostavat!
+1. Pidä kiinni kohderyhmästäsi
Iso osallistujamäärä näyttää tapahtumaraportilla ihanalta, mutta todellista hyötyä siitä ei ole jos osallistujat eivät viihtyneet tapahtumasi parissa. Varmista siis, että kohdennat tapahtumasi markkinoinnin ja kutsut oikealle kohderyhmälle, etkä yritä tapahtumassasi tarjota “kaikkea kaikille”. Kun kohderyhmäsi on tarkasti rajattu, on tapahtuman sisältö helpompi rakentaa juuri heille hyödylliseksi ja viihdyttäväksi. Mieluummin siis kourallinen aidosti tapahtumastasi kiinnostuneita henkilöitä linjoilla tarkkana ja skarppina, kuin valtava määrä kohderyhmän laitamien edustajia nukuksissa kotisohvalla.
Kiinnostavien online-tapahtumien järjestäminen ei aina ole ihan yksinkertaista, mutta jo pienilläkin viilauksilla saat jo paljon aikaan. Mukavia tapahtumia sinulle ja yleisöllesi!
Psst. Haluatko viedä onlinetapahtumasi liveen? Parhaat tapahtumapaikat löydät Venuusta.
