Vastuullisuus on voimistuva megatrendi, joka vaikuttaa jokaisella yhteiskunnan alalla. Puhe vastuullisuudesta on voimistunut myös tapahtuma-alalla – yhä useampi kävijä toivoo tapahtumajärjestäjältä vastuullisia valintoja. Vastuullisuus on kattokäsite, jonka alle lukeutuu esimerkiksi sekä sosiaalinen että ympäristövastuullisuus. Keskitytään tässä artikkelissa ympäristön kannalta vastuullisen tapahtuman järjestämiseen!
Psssst. Jos vastuullisuus teemana tuntuu hieman epämääräiseltä, konkretiaa aiheeseen saa esimerkiksi tutustumalla eri sertifikaattien vaatimuksiin. Vaikkei aikoisikaan sertifikaattia hankkia, saa vaatimuksista kattavan kuvan siitä, mitä vastuullisuudella tarkoitetaan. Erilaisia sertifikaatteja on listattu kattavasti esimerkiksi Business Finlandin verkkosivuilla.
Miten järjestää ympäristön kannalta vastuullinen tapahtuma?
Tapahtumien järjestämisessä on monta osa-aluetta, joilla vastuullisuus on mahdollista huomioida. Lähdetään tässä artikkelissa liikkeelle perusteista:
Vastuullinen tapahtumapaikka
Tapahtumapaikan vastuullisuuteen vaikuttaa paljon tapahtumapaikan sijainti. Tapahtumapaikka kannattaa valita keskeiseltä sijainnilta, läheltä suurinta osaa osallistujista. Vastuullisen tilan tarjoajat osaavat kyllä kertoa tekemistään valinnoista. Tilan edustajilta kannattaa kysyä ainakin valaistusratkaisuista, kierrätyksestä ja energiaratkaisuista. Hybriditoteutus mahdollistaa vastuullisen osallistumisen kauempaakin, joten sitä kannattaa harkita yhtenä vaihtoehtona!
Kulkuyhteydet
Kulkuyhteydet tapahtumapaikalle vaikuttavat merkittävästi tapahtumasta aiheutuviin päästöihin. Keskeisellä sijainnilla järjestettävään tapahtumaan on helppo saapua kävellen, pyörällä tai julkisella liikenteellä. Osallistujille kannattaa toimittaa huolelliset saapumisohjeet, joissa kehotetaan suosimaan ympäristöystävällisiä vaihtoehtoja. Jos tapahtuma järjestetään paikassa, johon julkinen liikenne ei kulje kannattaa tapahtumajärjestäjän valmistautua järjestämään osallistujille yhteiskyyditys paikalle ja pois.
Vinkki! Hyödynnä Eventillan jaettuja raportteja kyytien järjestämiseen. Jakamalla automaattisesti päivittyvän raportin kuskille varmistat että kaikki halukkaat pääsevät kyytiin, eikä osallistujien henkilötietoja jää tapahtuman jälkeen saataville.
Esiintyjän valinta
Tapahtuman esiintyjän valinnassa kannattaa olla tarkkana, kun haluaa varmistaa mahdollisimman vastuullisen tapahtumatoteutuksen. Esiintyjän tulee olla maineeltaan sopiva vastuulliseen tapahtumaan, sillä tuhlailevasta elämäntyylistään tunnettu esiintyjä vesittää tapahtumajärjestäjän vastuullisuustekojen uskottavuuden helposti. On myös iso ero, tuleeko tapahtumaan esiintyjä kotimaasta vai lentääkö hän toiselta puolelta maapalloa. Moneen esiintymiseen sopii loistavasti myös etätoteutus – erilaiset puheenvuorot esimerkiksi toimivat mukavasti myös etäyhteydellä.
Pssst… Nappaa täältä teknisen osaajan vinkit toimivaan etäyhteyteen
Tarjoilut
Tapahtuman vastuullinen ruokatarjoilu koostuu monista palasista. Iso osa vastuullisuudesta rakentuu tarjottavien ruokalajien mukaan – tarjotaanko tapahtumassa lähiruokaa, luomua, kalaa vai kasvista? Onko tarjolla useita vaihtoehtoja vai tarjotaanko kaikille lähtökohtaisesti sama annos? Valitun tarjottavan lisäksi huomiota kannattaa kiinnittää ruokahävikin minimointiin. Osa ilmoittautuneista jättää aina tulematta, joten no-show:n määrästä kannattaa kerätä tietoa ja valmistaa ruokaa tämän tiedon perusteella. Buffet-ruokailussa kannattaa myös sallia toiset kierrokset, jotta nälkäisimmätkin malttaisivat ottaa ruokaa ensimmäisellä kierroksella hieman vähemmän ja hakea lisää vain jos oikeasti jaksavat sen syödä. Suurissa tapahtumissa ruokailua kannattaa myös pyrkiä porrastamaan – ruuhkassa ei tee mieli mennä jonottamaan lisää ruokaa. Juomien osalta tapahtumajärjestäjien on vastuullista mahdollistaa omien vesipullojen täyttö ja jälkiruokakahvin ottaminen kertakäyttöisen kupin sijaan omaan kahvikuppiin.
Vinkki! Ruokailun ei välttämättä tarvitse kuulua tapahtumalipun hintaan, vaan ruokailusta voidaan periä erillinen maksu Eventillan lisämaksullinen kenttä-toiminnon avulla. Näin saat jo etukäteen hieman tarkempaa tietoa siitä, kuinka moni osallistuja oikeasti haluaa ruokailla tapahtumassasi.
Kun perusteet tapahtuman vastuullisuudesta on hallussa, kannattaa huomiota seuraavaksi kiinnittää:
Osallistujien ohjeistus
Niin tapahtumasivun kuin tapahtumaviestinnänkin tulisi antaa osallistujalle tarvittavat tiedot tapahtumaan osallistumisesta. Muista ohjeistaa ympäristöystävällisiin valintoihin – oli kyse sitten julkisen liikenteen käytöstä, omien vesipullojen tuomisesta tapahtuma-alueelle tai etäosallistumisen mahdollisuudesta. Selkeät ohjeet sekä ennen tapahtumaa, että tapahtuman aikana mahdollistavat vastuulliset valinnat ilman liian suurta vaivaa. Tapahtuman vastuullisista valinnoista kannattaa kertoa usein ja selkeästi – kun osallistujat huomaavat tapahtumajärjestäjän tehneen oman osansa vastuullisuuden toteutumiseksi motivoi se heitäkin osallistumaan.
Vinkki! Ajasta tapahtumaviestintä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, jotta tärkeät tiedot eivät jää jakamatta. Tapahtuman aikaiseen viestintään kannattaa sähköpostin sijaan hyödyntää tekstiviestejä, jotka tavoittavat osallistujat paremmin reaaliajassa.
Vastuullisuusvastaava ja -suunnitelma
Etenkin isojen ja toistuvien tapahtumien vastuullisuudessa suunnitelmallisuus nousee keskeiseen osaan. Vastuullisuussuunnitelma kokoaa yhteen kaikki tapahtuman vastuullisuustoimet ja niiden vaikutukset. Suunnitelmasta on iso hyöty pitkäjänteiselle työlle – kun tavoitteet ovat selvät on myös helpompi nähdä mitä ollaan jo saatu aikaan! Yksittäiselle tapahtumalle voi olla järkevää nimetä erillinen vastuullisuusvastaava, jonka tehtävänä on pitää vastuullisuuden teemoja esillä aina tapahtumaa koskevia päätöksiä tehtäessä. Näin vastuullisuus ei unohdu yhdeksi ”nice to have”-jutuksi loputtoman todo-listan hännille.
Hiilikompensaatio
Hiilikompensaatio jakaa mielipiteitä, sillä vastustajiensa mielestä kompensaatio mahdollistaa päästöjen aiheuttamisen puhtaalla omatunnolla. Kompensaatio ei saisikaan koskaan olla tapahtuman ainoa ympäristövastuullinen teko – jos näin on, lipsahdetaan viherpesun puolelle aidon vastuullisuustyön sijaan. Hiilikompensaatio on kuitenkin aivan toimiva keino viimeistellä vastuullinen tapahtuma. Kompensoi rahallisesti se osa päästöistä, joita et (vielä tällä tapahtumakerralla) pystynyt välttämään. Luonnonvarakeskuksen Hiilikompensaatio-infosta löydät ajantasaisen vertailun Suomessa käytössä olevista hiilikompensaatioratkaisuista.
Vastuullisuustyössä kannattaa muistaa, että kyseessä on pitkän aikavälin kehitystyö – tavoitteet kannattaakin jakaa pieniin askeliin jottei tule kerralla haukattua liian suurta palaa. Pitkäjänteisellä työllä päästään tavoitteisiin!
