Vastuullisuus on tapahtuma-alan megatrendi, jonka käytänteet jokaisen tapahtumajärjestäjän kannattaa ainakin perusteiden tasolla haltuun. Aiemmassa vastuullisuutta käsittelevässä artikkelissamme keskityimme vastuullisuuden ympäristönäkökulmiin – tällä kertaa syvennymme tapahtumien sosiaaliseen vastuuseen. Sosiaalinen vastuullisuus kattaa tapahtuman vaikutukset ihmisiin ja yhteisöihin.
Millainen tapahtuma on sosiaalisesti vastuullinen?
- Huolehtii tapahtuman turvallisuudesta
- Huolehtii oman tiimin hyvinvoinnista
- On saavutettava ja moninainen
- Luo tapahtumaan turvallisemman tilan
- Huomioi lähialueen sidosryhmät
Tapahtuman turvallisuus
Vastuullinen tapahtumajärjestäjä huolehtii tapahtumansa turvallisuudesta. Turvallisuussuunnitelma kannattaa laatia kaikille vähänkin isommille tapahtumille ja suunnitelmassa tulee ottaa huomioon kaikki osallistujat. Esimerkiksi poistumisteiden tulee olla mahdollisimman esteettömiä, jotta poistuminen onnistuu kaikilta kävijöiltä itsenäisesti ja turvallisesti. Pelastussuunnitelma sen sijaan tulee laatia yli 200 hengen tapahtumille. Toimiva tiedottaminen on myös tärkeä osa turvallisuutta – kun kaikki osallistujat tietävät miten toimia tapahtumassa ja mitä tapahtumassa milloinkin tapahtuu, tulee päivästä sujuva ja turvallinen kaikille.
Oman tiimin hyvinvointi
Tapahtumien järjestäminen on hektistä työtä, jossa vauhti voi välillä kasvaa kovaksikin. Vastuullinen tapahtumajärjestäjä huolehtii omasta tiimistään varmistalla tapahtuman taustajoukkoihin tarpeeksi tekijöitä, jotta kenenkään taakka ei kasva liian suureksi. Taukojen mahdollistaminen ja niiden tärkeydestä muistuttaminen kuuluu vastuullisen tapahtumajärjestäjän työhön – väsynyt ja kiireinen henkilökunta ei pysty luomaan kävijöille samanlaisia elämyksiä kuin virkeä ja kiireetön henkilökunta. Jos tapahtumassa hyödynnetään vapaaehtoisia, tulee viestiä selvästi mitä heidän työnkuvaansa kuuluu ja mitä etuja vapaaehtoisena toimimisesta saa.
Saavutettava ja moninainen tapahtuma
Sosiaalisesti vastuullinen tapahtuma on saavutettavissa kaikille, saavutettavasta tapahtumamarkkinoinnista lähtien. Sosiaalisesti vastuulliseen tapahtumaan ovat tervetulleita kaikki, mikä voidaan kertoa osallistujalle jo ennen ilmoittautumista tapahtumasivulla. Myös tapahtuman markkinoinnissa kannattaa hyödyntää moninaista kuvastoa, joka viestii ilmoittautumista harkitsevalle tapahtuman arvoista.
Tapahtumatilan olisi hyvä olla esteetön, jotta pyörätuolia tai muita apuvälineitä käyttävät pääsevät vaivattomasti liikkumaan – ilman turhaa odottelua. Sukupuolineutraalit WC-, pukeutumis- ja peseytymistilat huomioivat kaikki osallistujat, ja usein lyhentävät naisten WC:n jonoja. Tapahtuman saavutettavuudesta kannattaa viestiä selkeästi, esimerkiksi erilaisia symboleita käyttäen.
Sosiaalisesti vastuullinen tapahtuma on myös kohtuullisesti hinnoiteltu. Hinnoittelun porrastaminen esimerkiksi opiskelijoille, eläkeläisille tai muille edullisemmaksi mahdollistaa osallistumisen useammalle. Ehkä myös jokin osa tapahtumasta voisi olla täysin maksuton ja avoin kaikille?
Vinkki! Eventilla mahdollistaa alennuskoodien käytön tapahtumamaksuissa, sekä eri hintaisten lippujen luomisen eri kohderyhmille.
Turvallisempi tila
Monille saattaa olla tuttua puhe turvallisesta tilasta, mutta turvallinen-sanan tilalle on ehdotettu turvallisempi-sanaa siitä syystä, että täysin turvallista tilaa ei voida koskaan kenellekään taata. Turvallisemmassa tilassa sekä osallistujat että henkilökunta sitoutuvat olemaan syrjimättä, kiusaamatta ja häiritsemättä ketään. Tapahtumalle kannattaa luoda omat turvallisemman tilan ohjeet ja pyytää osallistujia tutustumaan niihin ennen paikalle saapumista. Häirintäyhdyshenkilö ja mahdollisuus anonyymiin ilmoittamiseen hankalan tilanteen sattuessa tuovat turvallisuutta kaikille osallistujille.
Vinkki! Eventillan tapahtumasivulle on mahdollista luoda välilehtiä, jolla esimerkiksi Turvallisemman tilan pelisäännöt voi tuoda esille ilman, että tapahtumasivu venyy liian pitkäksi.
Huomioi lähialueen sidosryhmät
Sosiaalinen vastuu ulottuu tapahtumaosallistujista tapahtuman lähialueisiin. On sekä sosiaalisesti että ympäristön kannalta vastuullista valita tapahtuman materiaalien toimittajiksi paikallisia yrityksiä – vaikka kotimainen tuotanto monesti onkin hieman kalliimpaa. Samoin esimerkiksi tapahtumasta ylijäävää ruokaa voi lahjoittaa lähialueelle hyväntekeväisyysjärjestöjen kautta, tai tapahtuman somistekukat toimittaa lähimpään vanhainkotiin ilahduttamaan asukkaita.
Sosiaalinen vastuullisuus on laaja kokonaisuus, eikä yksikään tapahtuma varmasti ole sen osalta täydellinen. Kuitenkin kiinnittämällä jatkuvasti huomiota oman tapahtuman käytänteisiin ja keräämällä tapahtuman jälkeen osallistujilta palautetta on omasta tapahtumasta mahdollista tehdä aina vain vastuullisempi. Negatiivistakaan palautetta ei kannata säikähtää – siellä piilee usein yksinkertaisia toimenpiteitä joiden avulla tapahtumasta tulee heti sosiaalisesti vastuullisempi! Kuten kaikessa vastuullisuustyössä, kannattaa täydellisyyden tavoittelu unohtaa ja sen sijaan keskittyä olemaan jatkuvasti hieman vastuullisempi ja vastuullisempi. Tämä(kin) tapahtumajärjestämisen osa-alue on pikamatkan sijaan maratoni!
