Verkostoituminen on tapahtumien ydin. Oli kyseessä yritystapahtuma, koulutustilaisuus tai urheilutapahtuman jatkobileet, ihmisten kohtaamiset ja vuorovaikutus tekevät tapahtumasta merkityksellisen. Verkostoituminen synnyttää uusia ideoita, vahvistaa ammatillisia suhteita ja voi parhaimmillaan luoda pysyviä ystävyyssuhteita. Jokainen tapahtumajärjestäjä varmasti toivoo, että heidän tapahtumastaan muistettaisiin innostavat keskustelut, idearikkaat hetket ja merkitykselliset kohtaamiset.
Tässä artikkelissa keskitytään verkostoitumisen mahdollistamiseen perinteisissä tapahtumissa. Vinkkejä verkostoitumiseen virtuaalitapahtumissa löydät täältä!
Miten tapahtumajärjestäjä voi varmistaa, että osallistujat todella pääsevät verkostoitumisen makuun? Tässä artikkelissa esitellään neljä konkreettista vinkkiä, joiden avulla verkostoituminen onnistuu!
Neljä vinkkiä tapahtumajärjestäjälle verkostoitumisen mahdollistamiseen:
1. Tee tilaa kohtaamisille
2. Pelillistä verkostoitumista
3. Hyödynnä teknologiaa
4. Luo turvallinen ja rento ilmapiiri
1. Tee tilaa kohtaamisille
Ensimmäinen askel onnistuneeseen verkostoitumiseen on varmistaa, että sille on sekä tilaa ohjelmassa että luontevia kohtaamispaikkoja. Jätä ohjelmaan tilaa spontaanille keskustelulle ja varmista, että osallistujilla on tilaisuuksia tutustua toisiinsa ilman kiirettä.
- Teemoitetut lounge-alueet: Luo erilaisia teema-alueita, joissa osallistujat voivat keskustella ja jakaa ajatuksia saman kiinnostuksen kohteen ympärillä. Tämä madaltaa kynnystä aloittaa keskustelu.
- Joustava ohjelma: Älä täytä ohjelmaa liian tiiviisti. Jätä riittävästi aikaa ja tilaa vapaamuotoisille kohtaamisille, sillä parhaat keskustelut syntyvät usein juuri ohjelman ulkopuolella.
- Eksklusiiviset tapahtumat: Järjestä pieniä, rajattuja tilaisuuksia tapahtuman ympärille, joissa verkostoituminen on helpompaa pienemmissä ryhmissä. Esimerkiksi workshopit tai aamukahvit toimivat tällaisessa tarkoituksessa.
Ekstravinkki: Rohkaise tapahtuman henkilökuntaa näyttämään osallistujille esimerkkiä verkostoitumisen aloittamisessa. Usein juuri ensimmäisen keskustelun aloittaminen on vaikeinta, mutta innostava ja puhelias henkilökunta voi madaltaa tätä kynnystä.
2. Pelillistä verkostoitumista
Pelillistäminen on hauska tapa kannustaa ihmisiä tutustumaan toisiinsa. Erilaiset pelit ja leikit voivat tuoda verkostoitumiseen uudenlaista energiaa ja innostaa myös niitä, jotka eivät muuten hakeutuisi uusiin kohtaamisiin. Muista kuitenkin, että kaikki eivät innostu pelillisestä verkostoitumisesta, joten se kannattaa ujuttaa tapahtumaan muun ohjelman lomaan ilman, että osallistumattomille tulee tylsää.
- Tutustumisbingo: Bingo, jossa osallistujien tehtävänä on löytää joukosta henkilöitä, jotka täyttävät tietyn ruudun kriteerit. Tämä antaa hyvän syyn lähestyä tuntemattomia ihmisiä rennolla tavalla.
- Aarrejahti: Järjestä aarrejahti, jossa osallistujat etsivät vihjeitä ja palkintoja, jotka johtavat uusiin kohtaamisiin. Vihjeet voit ajastaa etukäteen tapahtumanhallintatyökalun automaattisen tapahtumaviestinnän avulla, joko sähköpostina tai tekstiviesteinä!
- Speed networking: Hyödynnä speed dating -konseptia ja järjestä nopeita kohtaamisia osallistujien kesken. Kytke nämä kohtaamiset johonkin osallistujia kiinnostavaan aiheeseen. Ota ilmoittautumiset Speed networkingiin vastaan jo tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautumislomakkeelta.
Ekstravinkki: Järjestä koko osallistujaporukan kesken yhteinen taukojumppa tai rentoutusharjoitus. Tämä auttaa osallistujia astumaan hetkeksi ulos omalta mukavuusalueeltaan ja madaltaa kynnystä uusiin kohtaamisiin.
3. Hyödynnä teknologiaa
Vaikka itse tapahtuma ei olisi verkossa, kannattaa teknologiaa hyödyntää verkostoitumiseen. Eventillan jaettavan raportin avulla voit esimerkiksi jakaa verkostoitumisesta kiinnostuneiden LinkedIn-profiilit toisilleen jo ennen tapahtumaa.
- Verkostoitumisalusta: Tarjoa alusta, jolla osallistujat voivat verkostoitua jo ennen tapahtumaa, sen aikana ja vielä sen jälkeenkin.
- Viestiseinä: Käytä tapahtumassa viestiseinää, jolle osallistujat voivat jättää kommentteja tai kysymyksiä, joita muut voivat äänestää. Seinä luo osallistujille luontevan tavan aloittaa keskustelu ja mahdollistaa myös esiintyjien ja yleisön vuorovaikutuksen.
- Hyödynnä sosiaalista mediaa: Jaa verkostoitumisesta kiinnostuneiden someprofiilit toisilleen tai järjestä verkostoitumishaaste tapahtuman sometilillä.
4. Luo turvallinen ja rento ilmapiiri
Verkostoituminen onnistuu parhaiten silloin, kun ilmapiiri on rento ja turvallinen. Tapahtumajärjestäjänä voit vaikuttaa merkittävästi siihen, millainen tunnelma tapahtumassa vallitsee. Panosta ilmapiiriin, joka rohkaisee osallistujia avautumaan ja tutustumaan toisiinsa.
- Turvallisuuden tunne: Viesti selkeästi turvallisemman tilan periaatteista ja huolehdi, että kaikki osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi. Tämä voi tarkoittaa myös sitä, että osallistujille annetaan selkeät ohjeet esimerkiksi siitä, miten verkostoitumistilanteet toimivat ja miten niihin voi valmistautua.
- Innostava ilmapiiri: Luo tapahtumaan sellainen tunnelma, jossa osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi lähestyä toisiaan. Esimerkiksi kevyet musiikkiesitykset, taustamusiikki tai iloinen juontaja voi auttaa rikkomaan jään.
- Yllättävät elementit: Esimerkiksi tapahtumapaikalle sijoitettu ehostautumispiste tai valokuvanurkkaus voi toimia luontevana kohtaamispaikkana ja synnyttää uusia keskusteluja.
Turvallinen ja kaikki huomioon ottava tapahtuma on sosiaalisesti vastuullinen. Lue lisää vinkkejä sosiaalisesti vastuullisen tapahtuman järjestämiseen täältä!
Vaikka huolellinen suunnittelu on tärkeää, verkostoitumisen onnistuminen vaatii myös ripauksen spontaaniutta. Jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, ja tärkeintä on, että osallistujat saavat mahdollisuuden tarttua hetkeen ja kohdata toisiaan luontevasti. Älä siis jää liiaksi jumiin tarkkoihin suunnitelmiin, vaan lähde myös tapahtumajärjestäjänä tarvittaessa mukaan spontaaniin tunnelmaan – reagoi tilanteisiin ja anna osallistujille tilaa toimia omalla tavallaan!
