Ihmisten halu kohdata toisiaan ja verkostoitua on edelleen tänä päivänä suurin syy siihen, miksi tapahtumiin osallistutaan. Asiasisältö sekä inspiroivat puheenvuorot ovat toki osasyy, mutta niiden sisältämä tieto voitaisiin välittää vaikkapa videotallenteena tai tekstinä – tapahtumassa koettua yhteisöllisyyttä sekä ajatusten ja tunteiden jakamista taas ei voida. Eikä halu kohdata toisia sekä verkostoitua päde ainoastaan livetapahtumiin, vaan näitä asioita kaivataan myös osallistuessa tapahtumaan verkon välityksellä.
Vuorovaikutus ja verkostoituminen verkossa ei kuitenkaan ole sama asia, kuin se, että kohtaa toisen osallistujan livetapahtumassa kahvipöydän jonossa tai istahtaa ohjelman alkaessa jonkun viereen – tällaisia satunnaisia kohtaamisia ei verkkotapahtumissa synny. Siksi mahdollisuuksia kohtaamisiin täytyy erikseen luoda. Näppärä työkalu kohtaamisten mahdollistamiseen on kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta, joka palvelee myös tapahtumasi osallistujia.
Tavatan tapahtuma- ja verkostoitumisalustan avulla tarjoat tapahtumasi osallistujille mieleenpainuvan tapahtumakokemuksen, aina vuorovaikutus- ja verkostoitumismahdollisuuksia, tapahtumaohjelmaa sekä muun muassa virtuaaliständejä myöten.
Miten osallistujille voidaan tarjota mahdollisuuksia kohtaamisiin tapahtuma-alustalla?
Keräsin tähän blogiin viisi vinkkiä, joilla saat lisättyä vuorovaikutus- ja verkostoitumismahdollisuuksia tapahtumassa sekä hyödynnettyä tapahtuma-alustaa parhaalla mahdollisella tavalla!
1. Mahdollista oikeiden kontaktien löytyminen verkostoitumisominaisuuksilla
Tarjoa osallistujille mahdollisuus löytää itselleen sopivia kontakteja verkostoitumis- ja matchmaking-valintojen avulla. Ota kaikki hyöty irti verkostoitumistoiminnoista ja kehota osallistujia valitsemaan, mitä he ovat esimerkiksi etsimässä tapahtumasta tai mitkä ovat heidän kiinnostuksen kohteitaan tapahtumaa ajatellen. Näin osallistujat voivat löytää yhteisiä kiinnostuksen kohteita omaavia osallistujia helposti ja sopia keskenään tapaamisia näppärästi.
2. Tee tapahtumapäivän ohjelmaan tilaa verkostoitumiselle
Anna osallistujille aidosti aikaa verkostoitua ja tavata toisiaan kahdenkeskisissä tapaamisissa tai ryhmätapaamisissa. Jätä tapahtumapäivän ajalle verkostoitumistaukoja pitkin päivää, aikatauluta verkostoituminen osaksi päivän ohjelmaa esimerkiksi puheenvuorojen jälkeen, ja tarjoa osallistujille mahdollisuus jatkaa verkostoitumista vielä varsinaisen tapahtumapäivän jälkeenkin.
3. Päästä yleisö ääneen
Tapahtumaohjelmaan sisältyvät mielenkiintoiset puheenvuorot ja esitykset saattavat jäädä vain ylätason sanahelinäksi ilman keskustelua niiden ympäriltä. Kysymykset, kommentit, ajatukset, reflektoinnit ja keskustelut ovat tärkeitä osia tapahtumaa kuin tapahtumaa. Anna tapahtumasi osallistujille mahdollisuus osallistua keskusteluun esimerkiksi hyödyntämällä chatteja sekä kysely- ja äänestystyökaluja.
4. Järjestä osallistavaa ohjelmaa
Tapahtuman pääohjelman, esimerkiksi puheenvuorojen, lisäksi tapahtumassa voidaan järjestää muutakin ohjelmaa, samanaikaisestikin. Pienemmät ohjelmanumerot, esimerkiksi erilaiset workshopit tai näytteilleasettajien esitykset antavat osallistujalle mahdollisuuden aktiivisempaan osallistumiseen sekä oman tapahtumapäivänsä rakentamiseen.
5. Anna mahdollisuuksia myös vapaaseen keskusteluun
Avaa ohjelmanumeroiden väliin avoimia videohuoneita osallistujille vapaaseen tai osittain ohjattuun keskusteluun. Esimerkiksi avoin kahvihuone voi toimia keskusteluhuoneena, johon osallistujat voivat tulla tauon aikana jakamaan ajatuksia tapahtumapäivän ohjelmasta.
Mitä muuta voin tehdä varmistaakseni, että osallistujat saavat kaiken hyödyn irti verkostoitumisesta?
Muista selkeä ohjeistus. Kun vuorovaikutus ja verkostoituminen tapahtuu verkossa, on tärkeää, että ohjeistus tapahtumassa käytössä olevaan verkkotapahtuma-alustaan sekä esimerkiksi videotapaamisiin on kaikkien osallistujien saatavilla tarvittaessa. Kerää kaikki tapahtuman ohjeistukset, mahdollisten ohjevideoiden linkit sekä teknisen tuen yhteystiedot samaan paikkaan, esimerkiksi suoraan tapahtuma-alustalle.
Älä unohda osallistujia aktivoivaa viestintää: kerro, muistuta ja viesti tarpeeksi usein osallistujille verkostoitumisen ja vuorovaikutuksen mahdollisuuksista. Viestinnän hoidat ketterästi tuttuun tapaan Eventillan kautta – tiesithän, että Eventilla ja Tavata toimivat saumattomasti yhteen? Tapahtumaan ilmoittautuneiden osallistujien tiedot saadaan vietyä suoraan Eventillan rajapinnalta Tavata-alustalle perustettuun tapahtumaan. Tapahtumaviestinnässä toimitetaan osallistujille ohjeet Tavataan kirjautumiseen, ja verkostoituminen voi alkaa!
Vieraskynässä: Kristina Mustonen / Tavata
