Väite: “Tapahtumat ovat ihmiselämän kohokohtia ja juuri siitä syystä tekniikan toimivuudesta ei saa säästää.” Tässä artikkelissa tapahtumatekniikka-alalla toimivan Scene Artsin toimitusjohtaja Joonatan Niemi perustelee näkemyksensä.
Lähes jokainen tapahtuma tarvitsee tekniikkaa. On vaikea edes keksiä tilanteita, joissa tapahtumatekniikka ei jollakin tavalla koskettaisi mitä tahansa tilaisuutta. Aina ei tietenkään tarvita isoja LED-screenejä, mobiililavoja, kymmeniä langattomia mikrofoneja tai monikameratuotantoa striimattuna verkkoon. Kyseessä voi olla esimerkiksi hotellin kokoustilassa järjestetty tilaisuus tai yrityksen sisäinen koulutustilaisuus. Näissäkin tapauksissa esitystekniikan rooli tapahtuman ydinviestin välittämisessä on kriittinen. On siis perusteltua todeta, että tekniikka on jokaisen tapahtuman kohdalla otettava erikseen huomioon – se ei ole valinnainen lisä ihmisten kohdatessa toisensa ammatillisessa ympäristössä.
Esitystekniikka viestinnän tukena
Onko esitystekniikka siis vain pakollinen paha tai ärsyttävä kuluerä tapahtuman budjetissa? Ei missään tapauksessa! Tekniset ratkaisut vaikuttavat oleellisesti sekä tapahtuman sujuvuuteen että elämyksellisyyteen, jotka kummatkin omalta osaltaan voivat muovata yleisön mielikuvaa organisaatiostasi sekä viestisi uskottavuudesta.
Kuvittele tilanne, jossa yritys X järjestää tulosjulkistuksen sijoittajilleen. Tilan tekniikan pakolliset vaatimuksiin voisi lukea esimerkiksi yhden käsimikrofonin ja videotykin, jolla presentaatio esitetään puhujan omalta tietokoneelta. Viesti tulee välitetyksi, kalvot näytetyksi ja tietyssä tilanteessa tällainen kokonaisuus on erinomaisen riittävä.
Näin tekniikka voi tuoda aitoa lisäarvoa
Yritys X:n järjestämän tapahtuman luonteen huomioon ottaen toteutukseen voisi ehdottaa kuitenkin uskottavuutta ja sujuvuutta lisääviä teknisiä ratkaisuja:
a) Puhujakoroke / kompakti lava jolla esiintyvä henkilö nostetaan irti lattiatasosta. Tämä ei ainoastaan paranna näkyvyyttä, sillä korokkeelta puhuvan henkilön viesti koetaan uskottavammaksi.
b) LED-screen lisää viestinnän selkeyttä ja elämyksellisyyttä merkittävästi, etenkin jos vaihtoehtona on tavanomainen (sinänsä oikein erinomainen) videotykki. Kasvanut kuvapinnan valoteho ja koko kiinnittää katsojan huomion esiintymispisteeseen luoden vaikutelman, että kyseiseen tilaisuuteen on panostettu ja asiasi on tärkeä.
c) Tilaisuus voidaan striimata verkkoon ja esimerkiksi osallistaa sekä etä- että liveyleisö molemmille ryhmille yhteisellä chatilla ja kyselyillä.
d) Puhujille voidaan asettaa omat erikseen heidän puheäänelleen sopivaksi digitaalisesti säädetyt headset-mikrofonit, joiden avulla jokaisen puhujan ääni on lämmin, vaikuttava ja selkeä. (Etäällä pidetty käsimikrofoni kuulostaa usein hiljaiselta ja ohuelta, vaikuttaen suoraan kuulijoiden mielikuvaan viestin merkittävyydestä.)
e) Presentaatiot ja videot voidaan pyörittää tekniikantoimittajan laitteiston kautta, jolloin esimerkiksi HDMI-kaapelin vaihtamisen yhteydessä näyttö ei välky ja seuraava presentaatio alkaa saumattomasti edellisen loputtua. Lisäksi puhujat voivat käyttää langatonta klikkeriä diojen vaihtoon ja seurata omia muistiinpanojaan heidän edessään olevalta puhujatukinäytöltä.
Yllä olevien esimerkkien myötä näemme, että teknisillä ratkaisuilla voidaan tuoda merkittävää lisäarvoa yrityksen X tulosjulkistuksen viestinnän vaikuttavuuteen. Onnistunut tapahtuma voi jättää jäljen sijoittajiin ja nostaa todennäköisyyksiä uusista investoinneista. Tapahtumatekniikan avulla tapahtumaasi luodaan elämyksellisiä elementtejä, jotka tekevät tilanteesta ja viestistäsi mieleenpainuvan.
Osallistujat odottavat saavansa huolitellun tapahtumakokemuksen
Koska tekniikkaan on kiinnitettävä huomiota lähes jokaisessa tapahtumassa, on syytä varmistaa että käytetyt resurssit ja eurot sijoitetaan niin, että vastineeksi saadaan vahva ja uskottava viestintätilanne. Tapahtumatekniikka ei ole siis vain yksi pakollisista tapahtumasi peruspilareista (jota se toki myös vahvasti on!), vaan keino vaikuttaa mielikuviin, odotuksiin ja käyttäytymiseen; siis viestinnän työkalu.
Asiaan liittyy kuitenkin vielä kolmas tulokulma, joka saattaa olla kaikista tärkein: jokainen tapahtuma on kohokohta ihmisten elämässä. Tapahtuma keskeyttää arjen ja kerää usein merkittävän määrän kiireisiäkin ihmisiä sinun asiasi äärelle. Ihmiset ansaitsevat toimivan kokonaisuuden, jonka he kokevat tapahtuman jälkeenkin olleen heidän aikansa arvoinen. Toisten ihmisten kohtaaminen ja uuden oppiminen halutaan kokea huolitellussa ja arvokkaalta tuntuvassa tapahtumaympäristössä.
Siksi väitän, että tapahtumat ovat ihmiselämän kohokohtia ja juuri siitä syystä tekniikan toimivuudesta ei saa säästää.
Vieraskynässä: Joonatan Niemi / Scene Arts
