Tapahtuma-alan tulevaisuudesta koronapandemian jälkeen on spekuloitu paljon. Fakta on ainakin se, että tapahtumat tullaan järjestämään verkossa jatkossakin, ainakin livetapahtumien ohella, vaikka rajoituksia onkin viime aikoina jo lievennetty.
Ennen tapahtumat olivat aina live-kohtaamisia, toki pienin poikkeuksin. Fyysisissä tapahtumissa vaihdettiin niin kuulumisia, käyntikortteja kuin ajatuksia tapahtuma-alasta tässä ja nyt. Pandemia mullisti kaiken, eikä entiseen taida enää olla paluuta, ainakaan ihan pian.
Tällä hetkellä tapahtumat ovat yhtä kuin Teams, Zoom, Meet, GoToWebinar… lista on loputon. Tapahtumat ovat siis siirtyneet täysin verkkoon.
Tulevaisuuden tapahtumamaailma – hybriditapahtumat
Tulevaisuuden tapahtumamaailma ei kuitenkaan pysy verkossa ikuisesti. Kaipaamme kohtaamisia, verkostoitumista, kosketusta, afterworkeja, gaaloja, sivutapahtumia, tarjoiluja… Osa osallistujista ei silti tule enää paikalle – ainakaan ennen toimivaa rokoteratkaisua. Osa taas taitaa jäädä kotiin pysyvämmin.
Siksi on entistäkin tärkeämpää mahdollistaa tapahtumien ulottuminen myös verkkoon. Meidän tulee jatkossa oppia siihen, että tapahtumat järjestetään oletuksenakin aina sekä livenä, että myös verkossa. Tällaisia järjestelyjä kutsutaankin hybriditapahtumiksi.
Hybriditapahtuma tavoittaa osallistujia eri skaalalla kuin aiemmin
Hybriditapahtumat voivat tuottaa haasteita tapahtuman järjestäjille, asiakkaan palvelemiselle ja datan hallinnalle. Tämän uuden mallin voidaan kuitenkin ajatella olevan ennen kaikkea mahdollisuus, sillä hybriditapahtuma voi tavoittaa osallistujia täysin eri skaalalla kuin aiemmin. Enää maantieteen, kulkuyhteyksien, tilanpuutteen tai muun vastaavan ei tarvitse rajoittaa osallistumista.
Toinen mahdollisuus on tapahtuman elinkaaren pidentyminen: esiintymiset ja puheenvuorot eivät ole enää sidottuja tiettyyn aikatauluun, vaan kiireinen osallistuja voi tarvittaessa osallistua niihin myös seuraavana päivänä oman sohvansa nurkasta. Verkostoituminen voidaan aloittaa jo ennakkoon netissä, esimerkiksi jonkin verkostoitumisalustan kautta.
Hybriditapahtumien järjestäminen
Kuten aiemmin mainitsin, järjestäjille hybriditapahtumat saattavat tuottaa lisähaasteita perinteisiin tapahtumiin verrattuna. Järjestäjän täytyy huolehtia kutsut, ilmoittautumiset, viestintä – kaikki sekä fyysiseen, että verkossa tapahtuvaan tilaisuuteen. Järjestelyjen tulisikin olla mietittynä viimeisen päälle: tapahtuman täytyy toimia osallistujille onlinessa ja livenä.
Verkko-osallistujan kohdalla tapahtuman tuotantotekniikka ja -tapa on erityisen kriittinen. Enää ei riitä se, että salin nurkassa on nettikamera, joka kuvaa pikselimössönä, ja kaiutin, josta ääni kaikuu etäisesti. Online-tapahtumiin tarvitaan tietysti toimiva kamera- ja ääniajo, hyvä ulkoasu sekä toimiva viestintä. Tapahtuman täytyy olla yhtä mielekäs online-osallistujalle kuin paikan päälle vaivautuvalle – myös online-vieras haluaa saada vastinetta käyttämälleen ajalle.
Tulevaisuuden hybriditapahtumien online-versioissa ei myöskään enää riitä perinteinen webinaarityyli, jossa “puhuva pää” kertoo tietystä aiheesta, yleisön kuunnellessa linjoillaan. Myös onlinessa tulisi olla mahdollisuuksia vuorovaikutukseen, esimerkiksi matchmaking-alustan ja kysymysmahdollisuuden kautta. Kuinka tämä järjestetään hybriditapahtumissa? Voivatko live-osallistujat ottaa yhteyden verkko-osallistujiin esimerkiksi Skype-kopin kautta?
Lue 5 vinkkiämme toimivan hybriditapahtuman järjestämiseen
Hybriditapahtumat tuovat siis uusia haasteita, mutta niidenkin toteuttaminen onnistuu helposti. Tarvitaan vain Eventillan kaltainen tapahtumanhallinnan työkalu, joka kokoaa sekä live- että online-puolen järjestelyt yhteen, kuitenkin oikealla tavalla eroteltuna.
Näin Eventilla mahdollistaa hybriditapahtumien järjestämisen:
- Osallistujat voivat ilmoittautuessaan valita osallistuvatko he tapahtumaan verkossa vai fyysisesti paikan päällä.
- Verkko-osallistujien ja live-osallistujien viestintä voidaan erotella, jotta esimerkiksi verkko-osallistujat saavat webinaarilinkin ja live-osallistujat saapumisohjeet paikalle.
- Erillisestä viestinnästä huolimatta kaikki ilmoittautuneet voidaan kätevästi koota samaan paikkaan. Toki kuitenkin siten, että nähdään ketkä osallistuivat tapahtumaan verkossa, ketkä taas livenä. Analytiikan mahdollisuuksia on paljon!
- Osallistujat tallennetaan kontakteiksi ja hyödynnetään liideiksi jatkossa. CRM-integraatio mahdollistaa tämän helposti.
Uskallankin väittää, että tapahtumien tulevaisuus on hybridi – siis livenä ja verkossa.
Me Eventillalla teemme jatkossakin parhaamme, että tapahtumasi järjestelyt toimivat erinomaisesti – järjestitpä tapahtumasi sitten sitten livenä, verkossa tai hybridinä.
