Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tapahtumia joskus järjestäneet kuitenkin tietävät, että huolellisinkaan suunnittelu ei aina riitä: jotain saattaa silti mennä pieleen.
“Mitä tärkeämpi ja arvokkaampi viestisi on, sitä paremmin verkkotapahtuma kannattaa suunnitella ja tuottaa. Asetu hetkeksi seuraajasi kenkiin.” kertoo tapahtumaratkaisuja tuottavan Yucca Groupin toimitusjohtaja Jukka Lusua (artikkelikuvassa) – asiantuntija verkkotapahtumissa.
Olipa kyse sitten livefestareista tai verkkokonferensseista, mahdollisuuksia pienillekin virheille on monia. Tässä artikkelissa kerromme Jukan sekä Eventillan vinkit kuinka välttää verkkotapahtumien kömmähdykset tai reagoida niihin sopivalla tavalla.
Kuinka välttyä vastoinkäymisiltä?
Testaa, testaa, testaa – ja testaa sitten vielä kerran
Emme voi tarpeeksi korostaa, kuinka tärkeää etukäteen testaaminen on, erityisesti verkkotapahtumissa. Huolellisinkaan suunnittelu ei nimittäin aina suojaa teknisiltä virheitä tai pieniltä inhimillisiltä kömmähdyksiltä – niitä sattuu meille kaikille. Testaamalla useita kertoja eri aikoina ja eri ihmisten toimesta, ehdit helposti korjata virheet ennen tapahtuman alkamista.
“Mitä tärkeämpi lähetys on, sitä enemmän testaamme ja sitä enemmän käytämme myös varajärjestelmiä.” Yucca Groupin Lusua kertoo.
Älä jää yksin
Vaikka verkkotapahtuma tai webinaari olisi houkuttelevan “tehokasta” järjestää vain yhden ihmisen voimin, on meidän kokemuksemme mukaan kaikista parasta ottaa vähintäänkin toinen henkilö avuksi. Online-koulutuksen tai webinaarin puhuja kun ei voi samaan aikaan koordinoida mahdollisia teknisiä ongelmia tai vastata osallistujien kysymyksiin. Hanki siis osaavaa tukea ja varmista, että et ole yksin H-hetkien koittaessa.
Joissakin tapauksissa ja erityisesti suurten online-tapahtumien yhteydessä voi olla järkevää palkata paikalle esimerkiksi tekninen asiantuntija, joka varmistaa kaiken sujuvan kuten pitää.
Tarjoa yhteys ongelmatilanteiden varalle
Osallistujille tarjotaan yleensä yhteystiedot, joihin voi ottaa yhteyttä tapahtumaan liittyvissä asioissa tai ongelmatilanteissa. Tämä on hyvä käytäntö, kunhan varmistetaan, ettei sama yhteyshenkilö ole online-tapahtuman pitäjä tai puhuja. Esimerkiksi tekninen tukihenkilö voi auttaa ongelmatilanteissa paremmin, jos hän ei esiinny itse tapahtumassa.
Muista: olemme kaikki vain ihmisiä!
Minkä tahansa tapahtuman järjestelyt ovat stressaavia ja jopa arvostelun kohteena. Muista kuitenkin, että osallistujat ovat ihmisiä siinä missä sinäkin, ja varsinkin tapahtumanjärjestäjäkollegasi ymmärtävät satunnaiset mokatkin järjestelyissä. Älä ole liian ankara itsellesi, vaan ota vastaan ja tarjoa myötätuntoa kaikissa tilanteissa.
Pidä varasuunnitelma taskussasi
“Plan B” voi joskus tulla tarpeen, vaikka kaikki olisikin hyvin suunniteltu ja testattu. Toivottavasti et joudu ikinä käyttämään varasuunnitelmaasi, mutta sellaisen kehittäminen tuo mielenrauhaa stressaaviin tapahtumahetkiin. Seuraavaksi käymme läpi yleisimpiä verkkotapahtumien ongelmatilanteita ja kuinka voit varautua niihin parhaalla tavalla.
Kuinka varautua ongelmatilanteisiin verkkotapahtumissa?
Verkkotapahtumissa sinun kannattaa huomioida ratkaisu ainakin näihin skenaarioihin:
Esiintyjä estyy tai yhteys verkkotapahtumaan ei toimi
Tapahtumien esiintyjät ja puhujatkin ovat vain ihmisiä – sairastapauksia, unohduksia ja myöhästymisiä sattuu. Jos puhuja tai esiintyjä ei pääsekään paikalle – oli kyse sitten huonoista verkko- tai metroyhteyksistä – sinä et saa jäädä neuvottomaksi. Voit hankkia paikalle varaesiintyjän tai hypätä itse puikkoihin kertomaan päivän aiheesta. Vai voisitko kenties näyttää osallistujille ennalta äänitetyn videon aiheesta? Jos koko online-tapahtuma on riippuvainen estyneen henkilön paikallaolosta, tulee sinun tietysti pahoitella osallistujille koitunutta harmia ja toimittaa heille materiaaleja jälkikäteen.
Jukka Lusua myös vinkkaa testaamistavasta, jolla voidaan välttää tekniset vaikaudet puhujayhteyksissä: “Vieraspuhujat otetaan mukaan omalla yhteydellä, jota voidaan testata juuri ennen liveä häiritsemättä varsinaista lähetystä.”
Nettiyhteys on heikko tai katkeaa kokonaan
Olemme varmasti kaikki joskus tuskailleet huonojen nettiyhteyksien kanssa. Usein tuntuukin, että mikään ei korjaa tilannetta! Suosittelemme ehdottomasti käyttämään langallista nettiyhteyttä, mutta jos sekään ei toimi, kannattaa varmistaa varayhteys mobiilin kautta, useamman eri operaattorin verkossa olevilla laitteilla.
“Kuormituksen takia Teamsin ja Hangoutsin palvelimet ovat joskus kaatuneet. Microsoftilla ja Googlella onkin jo tehty näihin päivityksiä, jotka rajoittavat myös liikennettä, eli resoluutio heikkenee jos liikenne kasvaa oikein kovasti. Tähän voi varautua jakamalla oman lähetyksen eri palveluille – tai ainakin tekemällä varalähetyksen. Jos reaalikuvaa ei tarvita omaan lähetykseen, niin esimerkiksi Microsoft Teamsistä löytyy Microsoft Stream-palvelu.” Lusua kertoo.
Ongelmat äänen tai kuvan kanssa
Osallistujat eivät kuule ääntäsi tai näe kuvaasi – ehkä jopa kuulet heidän taustahälinänsä? Erilaisia teknisiä ongelmia voi ilmaantua myös äänen tai kuvan kanssa.
”Muista tutustua ennalta käytössä olevaan laitteistoon, jotta osaat tarvittaessa tarkistaa esimerkiksi, että kaikissa laitteissa on virta päällä ja asetukset oikein. Käynnistithän esitykseen käytettävän koneen uudelleen ennen H-hetkeä? Osaatko mykistää osallistujien tai muiden panelistien äänen tarvittaessa? Osallistujien hallinnointi verkkotapahtumissa on helpompaa siihen varsinaisesti tarkoitetuilla palveluilla, kuten Zoom, GoToWebinar tai WebinarJam.” neuvoo Eventillan tekninen johtaja Markus Haataja.
Yucca Groupin Lusua puolestaan painottaa: “Kerran Facebook-live blokkasi lähetyksemme, kun tapahtuman taustalta kuului levymusiikkia. Ratkaisumme oli lisätä white noisea taustalle sekä nopeuttaa tai hidastaa rytmiä 3bpm, niin live toimi taas… kunnes algoritmi joskus taas muuttuu. Muistakaa siis varmistaa luvat.”
Lue Eventillan vinkit verkkotapahtumiin
Emme missään nimessä halua pelotella sinua – päin vastoin! Verkkotapahtumien järjestäminen todella kannattaa, sillä niiden avulla voit mm. tavoittaa suuremman yleisön maantieteellisistä rajoituksista huolimatta. Kevään ajan olemmekin seuranneet lukuisia tapahtumia, tilaisuuksia ja konferensseja verkossa. Suurin osa niistä on sujunut oikein hyvin, eikä ongelmia tai järjestelypaineita ole huomannut ruudun toiselle puolelle.
Voit helpottaa online-tapahtumien järjestelyjä yhdistämällä tapahtumanhallinnan webinaarijärjestelmääsi. Webinaari-integraatioiden avulla järjestelyistä saadaan ammattimaiset ja välitetään katsojille luotettava sekä brändin mukainen kuva tapahtumasta. Ota yhteyttä tai kysy asiakkuudenhoitajaltasi lisää, jos kiinnostuit integraatiomahdollisuuksista. Autamme mielellämme myös muiden online-tapahtumien teknisten haasteiden kanssa.
Tärkeintä on kuitenkin muistaa, että myös osallistujat ja tapahtumanjärjestäjät ovat vain ihmisiä – kaikki meistä tekevät joskus virheitä, eikä joihinkin vastoinkäymisiin voi kukaan vaikuttaa.
Tsemppiä online-tapahtumien pariin!
