Koulutustenhallintajärjestelmä on koulutusjärjestäjän paras kaveri, etenkin silloin kun koulutuksia on kalenterissa paljon. Tässä artikkelissa kerromme, millä tavoin koulutusten halllinta tehostuu siihen tarkoitetun järjestelmän avulla ja miten koulutustenhallintajärjestelmä säästää koulutusjärjestäjän aikaa ja resursseja. Tarkemmin juuri Eventillan koulutusjärjestäjälle tarjoamista ratkaisuista voit lukea täältä.
Koulutusten järjestämiseen liittyy paljon muistettavaa – tarvitaan koulutussivu, koulutuskalenteri sekä tapa kerätä ilmoittautumiset koulutukseen. Maksullisissa koulutuksissa tarvitaan jokin järjestelmä verkko- tai korttimaksujen vastaanottoa varten, jollei koulutuksia haluta laskuttaa osallistujilta.
Koulutussivu
Koulutustenhallintajärjestelmä tarjoaa helpon ja nopean tavan luoda koulutussivu – ilman osaamista verkkosivujen päivittämisestä. Eventilla koulutustenhallinnalla luodut koulutussivut ovat aina viimeiseen asti brändätty juuri oman ilmeenne mukaan ja yksittäisen koulutuksen ilmettä on helppo muuttaa vaihtamalla sivun otsikkokuva. Juuri Eventillalla luotuihin koulutussivuihin on myös mahdollista tehdä välilehtiä, jolloin esimerkiksi koulutuspäivän aikataulu ja kouluttajan tarkempi esittely voidaan erottaa omiksi osuuksikseen, eikä koulutuksen etusivu veny turhan pitkäksi.
Pssst… Lisää vinkkejä toimivaan laskeutumissivuun löydät aiemmasta blogikirjoituksestamme!
Koulutuskalenteri
Toimiva järjestelmä koulutusten hallintaan mahdollistaa koulutusten automaattisen viennin verkkosivuille. Eventillan koulutuskalenteri on mahdollista upottaa mille tahansa verkkosivulle ja kalenteri tarjoaa perinteisen kalenterinäkymän lisäksi koulutuslistauksen ja ruudukkonäkymän. Kalenteriin vietävät tapahtumat valitaan Eventillassa, ja ilmoittautuja pystyy suodattamaan koulutuksia esimerkiksi paikkakunnan tai koulutustyypin mukaan.
Lue lisää Eventillan tarjoamasta kalenterista
Koulutusilmoittautumiset
Koulutukseen ilmoittautumisen tulisi olla sujuvaa ja helppoa, mutta tarvittavat tiedot ilmoittautujista täytyy kuitenkin saada kerättyä. Eventillan ilmoittautumislomakkeet ovat täysin kustomoitavissa juuri tietyn koulutuksen tarpeiden mukaan, ja esimerkiksi markkinointiluvan kysymistä ja rekisteriselosteen hyväksymistä varten löytyy valmiit kentät ruksittavaksi ennen ilmoittautumisen viimeistelyä.
Koulutusmaksut
Koulutusmaksujen keräämistä varten tarvitaan joko järjestelmä jossa verkko- ja korttimaksaminen onnistuu tai luotettava keino kerätä osallistujien laskutustiedot. Eventilla koulutustenhallinnan verkkomaksumoduuli on helppo tapa mahdollistaa osallistumisen maksaminen heti ilmoittautumisen yhteydessä. Laskutustietojen keräämistä varten ilmoittautumisten yhteyteen on mahdollista lisätä muototarkistettava laskutustietolomake, johon ilmoittautuja voi täyttää tarvittavat tiedot esimerkiksi silloin, kun lasku koulutuksesta menee hänen työnantajalleen.
Lue lisää maksullisten tapahtumien järjestämisestä täältä
Satakunnan ammattikorkeakoulun ilmoittautumisprosessi on tyylikkäästi toteutettu ✅
Koulutuksen järjestäjä vaikuttaa ammattimaiselta ja luotettavalta, kun läpi ilmoittautumisprosessin säilyy yhtenäinen ilme. Selkeä prosessi tekee ilmoittautumisen viimeistelystä helppoa, kuten tässä Satakunnan ammattikorkeakoulun esimerkissä.
Perusteista edistyneeseen käyttöön
Kun perusasiat on koulutustenhallintajärjestelmällä saatu kuntoon, päästään työkalun vahvuuksia vasta toden teolla hyödyntämään. Toimiva koulutustenhallintatyökalu mahdollistaa koulutusviestinnän automatisoinnin, läsnäolotietojen seuraamisen koulutuksissa sekä koulutuskokonaisuuksien kopioinnin tuleville päivämäärille. Koulutusjärjestäjän kannattaa hyödyntää myös koulutustenhallintajärjestelmästä löytyvää budjetointityökalua koulutusten rahavirtojen ennustamisessa sekä palautekyselytyökalua koulutusten jatkuvassa kehittämisessä. Lisäksi koulutustenhallinnan työkaluksi kannattaa valita järjestelmä, joka integroituu vaivattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, esimerkiksi webinaarijärjestelmään.
Koulutusviestinnän automatisointi
Koulutusten hallinnan parhaita puolia on viestinnän automatisointi hyvissä ajoin ennen koulutusta. Koulustenhallintajärjestelmä mahdollistaa vahvistusviestien, muistutusviestien, kiitosviestien ja mahdollisten todistusten lähetyksen ajastamisen. Toimiva järjestelmä mahdollistaa myös viestinnän kohdentamisen esimerkiksi osallistumistyypin (etänä vai paikan päällä) tai läsnäolotiedon mukaan. Eventillassa koulutusviestinnän ajastaminen on helppoa, sillä kerran rakennettua viestipohjaa voi hyödyntää aina uudestaan – esimerkiksi koulutuksen nimen, ajankohdan ja etäkoulutuksen linkin saa viesteihin haettua muuttujina järjestelmästä.
Koulutuksen läsnäolotietojen seuraaminen
Koulutustenhallintajärjestelmä mahdollistaa koulutusten läsnäolotietojen kirjaamisen ja seuraamisen. Eventillassa läsnäolotiedot voidaan kirjata käsin, QR-koodien avulla tai hakea käytössä olevasta webinaarijärjestelmästä etäkoulutuksen ollessa kyseessä. Läsnäolotietoja voi hyödyntää koulutuksen jälkeisen viestinnän kohdentamisessa ja esimerkiksi lähettää automatisoidusti osallistumistodistuksen länsäolleille.
Koulutuskokonaisuuksien kopiointi
Kun koulutuksia järjestetään paljon, kuluu järjestäjän ajasta valtaosa helposti yksitoikkoiseen naputteluun. Manuaalinen tekeminen vie aikaa ja altistaa näppäilyvirheille – yksikin kirjain väärin etäkoulutuksen liittymislinkissä voi tehdä osallistumisesta mahdotonta! Koulutustenhallintajärjestelmän avulla manuaalista tekemistä saadaan vähennettyä kopioimalla kerran huolellisesti tehtyjä koulutuskokonaisuuksia aina uusille päivämäärille. Kun kopioit koulutuksen Eventillassa, kopioituvat mukana niin koulutusviestintä, palautekyselyt, koulutusraportit kuin -todistuksetkin. Koulutuksen materiaalit voi kopioida kerralla vaikka kymmenelle seuraavalle koulutuskerralle muutamalla klikkauksella!
Budjetointityökalu koulutuksille
Koulutuksia varten räätälöity työkalu mahdollistaa myös koulutusten budjetin arvioinnin ja reaaliaikaisen seuraamisen. Eventillan budjetointityökalussa voi erotella osallistujakohtaiset ja kiinteät kulut ja menot sekä verrata omia arvioitaan toteutuneeseen tilanteeseen. Seuraamalla koulutuksen budjettia reaaliajassa voit tarvittaessa reagoida esimerkiksi markkinoimalla voimakkaammin koulutusta jossa osallistujia ei vielä ole tarpeeksi.
Palautekyselyt koulutuksille
Koulutusten jatkuva kehittäminen ja laadunvalvonta on tärkeä osa niiden järjestämistä. Koulutusten hallintaan käytettävä järjestelmä kannattaa valita niin, että järjestelmällä on mahdollista kysyä osallistujilta palautetta koulutuksesta. Kyselytyökalu Eventilla Surveys mahdollistaa räätälöidyn kyselyn lähettämisen koulutuksen päättymisen jälkeen koulutukseen osallistuneille – ja ehkäpä palautekyselyn linkin voi jakaa jo koulutuksen lopussa osallistujille?
Koulutusjärjestäjän integraatiot
Koulutustenhallintajärjestelmän lisäksi koulutusjärjestäjä tarvitsee usein esimerkiksi webinaarityökalun tai oppimisalustan etäkoulutuksia varten. Eventilla integroituu esimerkiksi Zoomiin, Teamsiin ja Moodleen, sekä moniin muihin koulutusjärjestäjän työkaluihin! Integraatioiden avulla koulutustenhallintajärjestelmästä saa kaiken hyödyn irti, kun tieto liikkuu saumattomasti järjestelmästä toiseen ja on aina siellä missä sitä tarvitaan.
Lue lisää Eventillan integraatioista täältä
Kiinnostuitko?
Eventilla on helppokäyttöinen koulutustenhallintajärjestelmä, joka taipuu hurjan monenlaiseen toteutukseen. Kaikki Eventillasta asiakkaillenne näkyvät materiaalit ovat alusta loppuun teidän ilmeenne mukaisia, jolloin koulutukseen ilmoittautumisesta tulee yhtenäinen kokonaisuus. Haluatko kuulla miten Eventilla voisi helpottaa juuri teidän koulutusten järjestämistä? Ota rohkeasti yhteyttä – autamme mielellämme!
